Mất hộ chiếu Việt Nam ở nước ngoài thì việc đầu tiên là trình báo cảnh sát nước sở tại để lấy giấy xác nhận, rồi báo mất cho cơ quan đại diện Việt Nam gần nhất. Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam 2019 yêu cầu báo mất hộ chiếu trong vòng 48 giờ kể từ khi phát hiện.
Sau khi báo mất, bạn có hai hướng: xin cấp lại hộ chiếu phổ thông như bình thường nếu còn ở lại nước sở tại, hoặc xin loại giấy tờ thời hạn ngắn chỉ đủ để về Việt Nam nếu cần về gấp. Chọn hướng nào tuỳ vào tình trạng cư trú, lịch trình và việc bạn có chứng minh được nhân thân nhanh hay không. Phần dưới đi theo thứ tự thời gian, từ giờ đầu tiên tới khi cầm giấy tờ mới, kèm các việc hay bị quên với nước sở tại.
48 giờ đầu: làm theo thứ tự này
Lúc phát hiện mất, người ta hay hoảng và làm lộn xộn. Thứ tự dưới đây giúp không bỏ sót bước nào mà các cơ quan sẽ đòi sau:
- Tìm lại một lượt có hệ thống. Gọi lại khách sạn, nhà trọ, quầy hãng bay, nhà ga, quán ăn đã ghé. Nhiều hộ chiếu "mất" thật ra bị bỏ quên và được nhân viên giữ lại.
- Trình báo cảnh sát nước sở tại. Xin giấy xác nhận đã trình báo, có số hồ sơ. Giấy này gần như luôn được cơ quan đại diện, hãng bay, cơ quan di trú hỏi tới.
- Báo mất cho cơ quan đại diện Việt Nam. Có thể đến trực tiếp hoặc gửi đơn theo hướng dẫn trên trang cơ quan đại diện. Khi đã báo mất, hộ chiếu đó bị huỷ giá trị.
- Báo cơ quan di trú nước sở tại nếu trong hộ chiếu có thị thực dài hạn, hoặc thẻ cư trú gắn với số hộ chiếu đó.
- Báo những nơi đang giữ số hộ chiếu như hãng bay của chuyến sắp tới, ngân hàng, chủ lao động, trường học, để tránh người khác dùng thông tin của bạn.
- Gom giấy tờ chứng minh nhân thân còn lại: bản chụp hộ chiếu, thẻ căn cước, thẻ cư trú, bằng lái, giấy khai sinh, bất cứ giấy nào có ảnh và họ tên.
Nếu hộ chiếu mất cùng ví tiền, điện thoại và mọi giấy tờ, ưu tiên liên hệ cơ quan đại diện qua đường dây nóng bảo hộ công dân đăng trên trang của họ. Đây đúng là tình huống mà kênh bảo hộ được lập ra để xử lý.
Vì sao giấy trình báo cảnh sát quan trọng
Ở nhiều nước, cảnh sát chỉ ghi nhận việc mất, không đi tìm hộ chiếu. Nhiều người vì thế nghĩ trình báo là thừa. Thật ra giấy xác nhận này có ba công dụng: chứng minh hộ chiếu mất ngoài ý muốn chứ không phải bị bán hay cho mượn; là cơ sở để hãng bay, cơ quan di trú làm thủ tục xuất cảnh cho bạn; và bảo vệ bạn nếu ai đó dùng hộ chiếu cũ để làm việc sai trái.
Khi trình báo, kể rõ thời gian, địa điểm, hoàn cảnh: bị móc túi trên tàu, bị giật túi ở bến xe, để quên trên taxi, hay mất cùng hành lý. Nếu biết số hộ chiếu, ghi vào biên bản. Nếu không nhớ, nói rõ là có bản chụp và sẽ bổ sung. Ở nước không nói tiếng Anh, có thể nhờ bạn bè, người cùng làm hoặc cơ quan đại diện hỗ trợ phiên dịch qua điện thoại.
Một số nước cho trình báo trực tuyến với trường hợp mất đồ không có dấu hiệu tội phạm. Bản in kết quả trình báo trực tuyến thường vẫn được chấp nhận, nhưng nên hỏi cơ quan đại diện có nhận dạng giấy này không trước khi nộp.
Hai hướng sau khi báo mất: so sánh
Sau khi báo mất, bạn quyết định theo hoàn cảnh. Bảng dưới so hai hướng chính; tên gọi cụ thể của loại giấy tờ ngắn hạn và thời hạn do cơ quan đại diện xác định theo quy định hiện hành.
| Tiêu chí | Cấp lại hộ chiếu phổ thông | Giấy tờ ngắn hạn để về nước |
|---|---|---|
| Hợp với ai | Người còn ở lại nước sở tại, có thẻ cư trú, việc làm, việc học | Khách du lịch, người công tác ngắn ngày, người cần về Việt Nam gấp |
| Thời hạn | Như hộ chiếu cấp mới bình thường | Ngắn, chỉ đủ cho hành trình về nước |
| Dùng để đi nước thứ ba | Được | Thường không, chỉ dùng để về Việt Nam |
| Thời gian xử lý | Có thể lâu nếu cần xác minh nhân thân | Thường được ưu tiên vì lý do khẩn cấp |
| Việc sau đó | Báo cơ quan di trú để cập nhật thẻ cư trú | Về tới Việt Nam làm hộ chiếu mới nếu cần đi tiếp |
Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam 2019 có quy định hộ chiếu phổ thông cấp theo thủ tục rút gọn, thời hạn ngắn và không gia hạn, dành cho công dân ở nước ngoài mất hộ chiếu mà cần về nước. Trong đời thường, nhiều người quen gọi chung loại giấy tờ này là "giấy thông hành về nước". Tên gọi khác nhau không quan trọng bằng việc hỏi rõ: giấy này đi được đâu, hết hạn khi nào.
Chứng minh nhân thân khi không còn hộ chiếu
Cơ quan đại diện cần chắc chắn bạn đúng là công dân Việt Nam có tên đó trước khi cấp giấy tờ mới. Nếu bạn còn thẻ căn cước, bản chụp hộ chiếu, hoặc đã đăng ký công dân với cơ quan đại diện, việc xác minh thường nhanh. Nếu không còn gì, cơ quan đại diện có thể phải gửi yêu cầu xác minh về cơ quan trong nước, và thời gian khi đó khó đoán trước.
Đây là lý do nên chuẩn bị từ trước khi có chuyện: chụp trang nhân thân hộ chiếu, mặt trước và sau thẻ căn cước, thẻ cư trú, lưu ở hai nơi, như hộp thư điện tử và một thư mục chia sẻ với người nhà ở Việt Nam. Bản chụp không có giá trị pháp lý như bản gốc, nhưng giúp cán bộ lãnh sự tra cứu nhanh hơn rất nhiều.
Người lao động hay du học sinh đang để chủ sử dụng, công ty môi giới hoặc trường học giữ bản chụp hộ chiếu có thể xin lại bản đó. Nếu chủ sử dụng đang giữ hộ chiếu gốc của bạn và nay nói là "mất", đó là chuyện khác hẳn: hãy báo cơ quan đại diện, vì ở nhiều nước việc giữ hộ chiếu của người lao động là trái luật.
Việc với nước sở tại thường bị quên
Thị thực và thẻ cư trú. Thị thực dán trong hộ chiếu bị mất thì cũng mất theo. Bạn cần làm lại hoặc chuyển thị thực sang hộ chiếu mới theo quy định nước sở tại. Đừng nghĩ cơ quan đại diện Việt Nam lo được phần này.
Dấu nhập cảnh. Khi rời nước sở tại bằng hộ chiếu mới, cửa khẩu có thể hỏi bạn vào nước khi nào, bằng giấy gì. Giữ giấy trình báo cảnh sát và bản chụp trang có dấu nhập cảnh để trả lời.
Vé máy bay. Vé ghi số hộ chiếu cũ có thể phải sửa thông tin hành khách trước giờ bay. Hãng bay thường yêu cầu bạn báo khi có giấy tờ mới.
Ngân hàng và chuyển tiền. Nếu bạn mở tài khoản bằng hộ chiếu, nên báo ngân hàng để cập nhật và để họ cảnh giác với yêu cầu lạ dùng số hộ chiếu cũ.
Bảo hiểm du lịch. Một số hợp đồng bảo hiểm du lịch có khoản bồi hoàn chi phí làm lại giấy tờ khi bị mất cắp. Yêu cầu thường đi kèm giấy trình báo cảnh sát và hoá đơn chi phí.
Tìm lại hộ chiếu sau khi đã báo mất
Chuyện tìm lại hộ chiếu sau vài ngày không hiếm: túi được trả về đồn cảnh sát, nhân viên khách sạn gửi lại, hay hộ chiếu kẹt trong đáy vali. Nhưng hộ chiếu đã báo mất thì đã bị huỷ giá trị trên hệ thống; nếu cầm cuốn đó đi qua cửa khẩu, bạn có thể bị giữ lại để làm rõ.
Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam 2019 có đặt ra việc khôi phục giá trị sử dụng hộ chiếu đã báo mất trong một số trường hợp. Nếu tìm lại, hãy mang hộ chiếu đó đến cơ quan đã nhận báo mất, hỏi xem có được khôi phục không, hay phải dùng hộ chiếu mới. Tuyệt đối không tự dùng hộ chiếu đã báo mất để đi lại.
Nếu đã có hộ chiếu mới rồi mới tìm lại cuốn cũ, nộp cuốn cũ cho cơ quan đại diện để huỷ hẳn. Giữ một hộ chiếu đã báo mất trong nhà dễ gây nhầm lẫn khi đi vội, và nếu lại thất lạc lần nữa thì càng rối.
Giảm thiệt hại cho lần sau
Không ai muốn mất hộ chiếu hai lần. Một số thói quen giúp hạn chế: giữ hộ chiếu trong túi trong có khoá kéo khi di chuyển, không để chung với ví tiền, để hộ chiếu trong két sắt nơi ở khi không cần mang theo, và chỉ mang bản chụp khi đi chơi trong thành phố nếu luật nước sở tại cho phép.
Ví dụ giả định: một du học sinh ở Melbourne mất hộ chiếu trên tàu điện ngay tuần trước kỳ nghỉ. Nhờ đã có bản chụp trong hộp thư, giấy trình báo cảnh sát làm trong ngày và hồ sơ đăng ký công dân từ năm nhất, việc xác minh nhân thân ở cơ quan đại diện diễn ra gọn; phần mất thời gian nhất lại là thủ tục chuyển thị thực sinh viên sang hộ chiếu mới với cơ quan di trú Úc.
Ở một số nước, người nước ngoài phải luôn mang theo hộ chiếu hoặc thẻ cư trú. Trường hợp đó, mang thẻ cư trú thay hộ chiếu nếu được phép, vì thẻ nhỏ, dễ cất hơn. Khi bay quá cảnh, cầm hộ chiếu ra khỏi túi đúng lúc cần trình, rồi cất lại ngay, không đặt trên khay, quầy hay ghế chờ.
Khi làm lại hộ chiếu sau một lần mất, nên nhân dịp đó đăng ký công dân nếu chưa làm, và cập nhật thông tin liên lạc. Lần mất thứ hai, nếu có, sẽ được xử lý nhanh hơn hẳn vì cơ quan đại diện đã có sẵn hồ sơ nhân thân, ảnh và số định danh của bạn để đối chiếu. Với người lao động hay đổi nơi làm, giữ hồ sơ đăng ký cập nhật còn giúp cán bộ lãnh sự liên lạc khi chủ sử dụng báo bạn bỏ việc hay báo mất giấy tờ.
Cuối cùng, ghi số hộ chiếu, ngày cấp, ngày hết hạn vào một chỗ người nhà ở Việt Nam cũng biết. Khi bạn mất cả điện thoại lẫn giấy tờ, một tin nhắn từ máy người khác về nhà có thể lấy lại được những thông tin này trong vài phút.
Câu hỏi thường gặp
Mất hộ chiếu nhưng thẻ cư trú vẫn còn thì có đi lại được không?
Thẻ cư trú cho phép bạn ở lại nước sở tại, nhưng hầu hết các nước vẫn yêu cầu hộ chiếu khi xuất cảnh và nhập cảnh. Bạn cần có hộ chiếu mới hoặc giấy tờ thay thế do cơ quan đại diện cấp trước khi đi đâu ra khỏi nước sở tại.
Quá 48 giờ mới báo mất thì có sao không?
Báo trễ vẫn phải báo, và càng sớm càng tốt. Việc chậm trễ có thể bị hỏi lý do và có thể bị xử lý theo quy định hiện hành, nhưng để hộ chiếu mất mà không báo thì rủi ro lớn hơn nhiều, vì người khác có thể dùng thông tin của bạn.
Ở nước không có cơ quan đại diện Việt Nam thì báo mất ở đâu?
Bạn báo cho cơ quan đại diện Việt Nam được giao kiêm nhiệm nước đó, thường đặt ở nước láng giềng. Trong lúc chờ, trình báo cảnh sát địa phương và giữ giấy xác nhận. Cơ quan kiêm nhiệm sẽ hướng dẫn gửi hồ sơ hoặc cách nhận giấy tờ.
Có thể nhờ người khác nộp hồ sơ báo mất thay không?
Báo mất thường có thể gửi đơn qua bưu điện hoặc qua người khác tuỳ hướng dẫn từng cơ quan đại diện. Nhưng việc cấp hộ chiếu mới cần chụp ảnh, lấy vân tay hoặc đối chiếu nhân thân thì bạn phải có mặt, trừ khi thủ tục cho phép khác.
Con nhỏ mất hộ chiếu thì cha mẹ làm thế nào?
Cha, mẹ hoặc người giám hộ làm đơn báo mất và tờ khai thay cho con, kèm giấy khai sinh của con và giấy tờ của chính mình. Trẻ thường vẫn cần có mặt để chụp ảnh. Nếu con đi cùng đoàn trường, trưởng đoàn liên hệ cơ quan đại diện để được hướng dẫn.
Giấy tờ ngắn hạn để về nước có dùng để quá cảnh ở nước thứ ba được không?
Còn tuỳ nước quá cảnh. Một số nước chỉ cho quá cảnh trong khu vực sân bay với giấy tờ loại này, một số khác không chấp nhận. Trước khi đặt vé, nên chọn chuyến bay thẳng về Việt Nam hoặc hỏi kỹ hãng bay và cơ quan đại diện.