Công dân Việt Nam đang ở nước ngoài cấp đổi hộ chiếu tại cơ quan đại diện Việt Nam phụ trách nơi mình cư trú. Hộ chiếu phổ thông theo Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam 2019 không gia hạn được: hết hạn, hết trang, hư hỏng hay cần đổi thông tin đều phải làm cuốn mới.
Hồ sơ cơ bản gồm tờ khai, ảnh đúng chuẩn, hộ chiếu cũ và giấy tờ chứng minh đang cư trú hợp pháp ở nước sở tại. Phần khó thường không nằm ở tờ khai mà ở chuyện thời điểm: đổi hộ chiếu Việt Nam kéo theo phải báo cơ quan di trú nước sở tại, cập nhật thẻ cư trú, hồ sơ ngân hàng, hồ sơ làm việc. Phần dưới đi qua thời hạn hộ chiếu, khi nào nên đổi, hồ sơ, cách nộp, trường hợp trẻ em và những bẫy ít người để ý.
Thời hạn hộ chiếu phổ thông và vì sao không gia hạn
Theo Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam 2019, hộ chiếu phổ thông cấp cho người từ 14 tuổi trở lên có thời hạn 10 năm; cấp cho trẻ dưới 14 tuổi có thời hạn 5 năm; cả hai loại không được gia hạn. Trước đây có thời kỳ hộ chiếu được gia hạn bằng dấu đóng vào trang trong. Những cuốn ấy giờ đã hết giá trị từ lâu, nhưng thói quen nói "gia hạn hộ chiếu" vẫn còn, và nhiều người đến cơ quan đại diện hỏi đóng dấu gia hạn.
Từ năm 2022 Việt Nam cấp mẫu hộ chiếu mới bìa xanh tím than, sau đó có thêm loại gắn chíp điện tử. Hộ chiếu mẫu cũ còn hạn vẫn dùng được đến hết hạn ghi trên cuốn, không bắt buộc đổi sớm. Loại có chíp hay không có chíp phụ thuộc vào nơi cấp và thời điểm; ở nhiều cơ quan đại diện, việc cấp loại có chíp được triển khai dần, nên hỏi trước nếu bạn cần loại này cho một việc cụ thể.
Hộ chiếu mới và cũ đều ghi số định danh cá nhân, tức số trên thẻ căn cước. Đây là sợi dây nối hộ chiếu với cơ sở dữ liệu dân cư trong nước, nên khi khai tờ khai, bạn nên điền số này nếu đã có, kể cả khi hộ chiếu cũ chưa ghi. Người ra nước ngoài từ trước khi có số định danh có thể chưa biết số của mình; cơ quan đại diện sẽ tra hoặc hướng dẫn cách tra.
Điểm cần nhớ: nhiều nước yêu cầu hộ chiếu của khách còn hạn ít nhất sáu tháng khi nhập cảnh, và một số nước tính cả khi xét gia hạn thị thực hay thẻ cư trú. Hộ chiếu Việt Nam còn tám tháng có thể vẫn "còn hạn" về giấy, nhưng đã không đủ cho một chuyến đi nước thứ ba.
Khi nào nên cấp đổi, không chờ hết hạn
Còn dưới một năm. Đây là mốc an toàn với hầu hết người sống ở nước ngoài, vì cơ quan di trú nhiều nước không cấp thẻ cư trú dài hơn thời hạn hộ chiếu. Đổi hộ chiếu sớm giúp lần gia hạn thẻ cư trú kế tiếp được cấp đủ thời gian.
Còn ít hơn hai trang trống liền nhau. Một số nước dán thị thực chiếm trọn một trang, cửa khẩu đóng dấu cả trang đối diện. Người hay đi lại trong khu vực, như lao động ở Đài Loan về Việt Nam rồi sang nước khác, hết trang nhanh hơn hết hạn.
Hộ chiếu bị hư hỏng. Rách trang, bong lớp bảo vệ trang nhân thân, thấm nước làm nhoè ảnh, gáy bung chỉ đều có thể bị cửa khẩu từ chối. Cuốn hư hỏng nên đổi ngay, không đợi tới chuyến đi.
Thay đổi nhân thân. Đổi họ tên theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền, cải chính ngày sinh, hoặc thay đổi đặc điểm nhận dạng lớn khiến ảnh không còn giống. Với đổi tên, cần có giấy tờ hộ tịch Việt Nam ghi nhận việc đổi tên, không chỉ giấy của nước sở tại.
Trẻ em lớn nhanh. Hộ chiếu trẻ dưới 14 tuổi có hạn 5 năm, nhưng ảnh lúc hai tuổi khó nhận ra con lúc sáu tuổi. Nhiều gia đình đổi sớm cho con trước chuyến về nước dài để tránh bị hỏi ở cửa khẩu.
Hồ sơ thường gồm những gì
Mỗi cơ quan đại diện có thể yêu cầu thêm tuỳ nước sở tại, nhưng bộ hồ sơ cấp đổi hộ chiếu cho người lớn thường gồm:
- Tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu theo mẫu hiện hành, điền đủ, ký tên. Nhiều nơi nhận tờ khai điền trực tuyến rồi in ra.
- Ảnh chân dung theo chuẩn hộ chiếu Việt Nam: nền trắng, nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính, mặt chiếm phần lớn khung ảnh. Đọc kỹ kích thước ở hướng dẫn của cơ quan đại diện, vì có thể khác chuẩn ảnh nước sở tại.
- Hộ chiếu cũ bản gốc. Cơ quan đại diện sẽ huỷ giá trị hoặc cắt góc, rồi thường trả lại để bạn giữ làm bằng chứng các thị thực, dấu xuất nhập cảnh cũ.
- Giấy tờ cư trú ở nước sở tại: thẻ cư trú, thị thực dài hạn, thẻ sinh viên kèm thị thực, hoặc giấy tờ tương đương. Thường nộp bản chụp và xuất trình bản gốc.
- Giấy tờ chứng minh nhân thân bổ sung khi cần: thẻ căn cước, giấy khai sinh, quyết định đổi tên, giấy cải chính hộ tịch.
- Phong bì trả về nếu nộp qua bưu điện, có ghi địa chỉ và dán tem hoặc phiếu gửi bảo đảm theo yêu cầu.
Với người ra nước ngoài từ lâu, hộ chiếu cũ có thể đã thất lạc hoặc đã hết hạn nhiều năm. Trường hợp đó, cơ quan đại diện thường cần xác minh nhân thân kỹ hơn qua giấy tờ khác, và thời gian xử lý dài hơn. Chuẩn bị càng nhiều giấy tờ Việt Nam cũ còn giữ được, việc xác minh càng nhanh.
Các bước từ đặt lịch tới nhận hộ chiếu
Quy trình phổ biến ở các cơ quan đại diện có đông người Việt:
- Đọc hướng dẫn trên trang cơ quan đại diện phụ trách khu vực của bạn, tải mẫu tờ khai mới nhất.
- Chụp ảnh đúng chuẩn, chuẩn bị bản chụp và bản gốc các giấy tờ cư trú.
- Đặt lịch hẹn nếu cơ quan đại diện yêu cầu, hoặc chuẩn bị gửi qua bưu điện nếu thủ tục cho phép nộp từ xa.
- Nộp hồ sơ, nhận giấy biên nhận ghi ngày hẹn trả. Giữ giấy biên nhận cẩn thận vì cần khi nhận kết quả.
- Trong thời gian chờ, nếu cơ quan đại diện giữ hộ chiếu cũ, hỏi xem có được nhận giấy xác nhận đang làm thủ tục để xuất trình với cơ quan nước sở tại không.
- Nhận hộ chiếu mới, kiểm từng chữ: họ tên, ngày sinh, nơi sinh, giới tính, số căn cước. Sai thì báo ngay tại quầy, đừng mang về.
Thời gian xử lý tuỳ cơ quan đại diện và mùa. Với hộ chiếu cấp lần đầu ở nước ngoài, hoặc người cần xác minh nhân thân với cơ quan trong nước, thời gian thường dài hơn hẳn cấp đổi thông thường. Không nên đặt vé máy bay trước khi cầm hộ chiếu mới trong tay.
Sau khi có hộ chiếu mới: việc phải làm ở nước sở tại
Đây là phần nhiều người bỏ sót. Hộ chiếu mới mang số mới, trong khi thẻ cư trú, thị thực, hồ sơ thuế, hồ sơ ngân hàng, hợp đồng lao động ở nước sở tại đều đang ghi số hộ chiếu cũ. Mỗi nước có quy định riêng, nhưng phần lớn yêu cầu người nước ngoài báo cơ quan di trú về việc đổi hộ chiếu trong một thời hạn nhất định.
Ở một số nước như Nhật Bản, Hàn Quốc hay Đài Loan, người lao động và du học sinh thường phải đến cơ quan quản lý cư trú để cập nhật số hộ chiếu trên thẻ cư trú. Ở một số nước khác, thị thực dán trong hộ chiếu cũ vẫn còn giá trị nếu mang theo cả hai cuốn khi đi lại. Đừng tự suy theo kinh nghiệm của người ở nước khác; hỏi cơ quan di trú nơi mình ở.
Vì lý do này, cơ quan đại diện thường trả lại hộ chiếu cũ đã huỷ giá trị. Giữ cuốn đó cùng hộ chiếu mới, đặc biệt nếu trong đó còn thị thực dài hạn. Ngân hàng và chủ lao động cũng nên được báo, vì nhiều hệ thống đối chiếu số hộ chiếu khi chuyển tiền quốc tế hay khi gia hạn hợp đồng.
Hộ chiếu cho trẻ em đang sống ở nước ngoài
Trẻ là công dân Việt Nam, kể cả trẻ sinh ở nước ngoài đã được đăng ký khai sinh tại cơ quan đại diện hoặc ghi chú khai sinh, có thể được cấp hộ chiếu Việt Nam. Trẻ dưới 14 tuổi được cấp hộ chiếu thời hạn 5 năm; tờ khai do cha, mẹ hoặc người giám hộ khai và ký thay.
Khi cấp đổi hộ chiếu cho con, cơ quan đại diện thường yêu cầu giấy khai sinh của con (bản do Việt Nam cấp hoặc đã ghi chú vào sổ hộ tịch Việt Nam), hộ chiếu của cha hoặc mẹ đi cùng, và giấy tờ cư trú của con ở nước sở tại. Nếu cha mẹ ly thân, ly hôn, nên hỏi trước về việc cần sự đồng ý của người còn lại, vì quy định ở nước sở tại về đưa trẻ ra nước ngoài có thể chặt hơn phía Việt Nam.
Một tình huống hay gặp ở gia đình có một cha hoặc mẹ là người nước sở tại: con mang hai hộ chiếu. Khi về Việt Nam, con xuất nhập cảnh bằng hộ chiếu Việt Nam ở cửa khẩu Việt Nam thì đơn giản hơn; khi rời nước sở tại và quay lại, dùng hộ chiếu nước đó. Tên con trên hai cuốn nên khớp tuyệt đối, kể cả thứ tự họ và tên đệm, để tránh bị hỏi ở cửa khẩu.
Bẫy hay gặp khi cấp đổi
Đặt vé trước khi có hộ chiếu. Thời gian xử lý có thể kéo dài vì cao điểm, vì cần xác minh, hoặc vì sai sót trên tờ khai. Vé không hoàn tiền là khoản mất trắng hay gặp nhất.
Ảnh chụp ở máy tự động không đúng chuẩn. Máy chụp ảnh tự động ở nước sở tại in theo chuẩn của nước đó. Ảnh có bóng nền, đầu nghiêng, tóc che tai hay đeo kính thường bị yêu cầu chụp lại.
Tên trên tờ khai khác tên trên giấy tờ cũ. Người lấy chồng nước ngoài hoặc đã đổi tên theo nước sở tại hay tự điền tên mới. Hộ chiếu Việt Nam chỉ ghi tên theo giấy tờ hộ tịch Việt Nam; muốn ghi tên mới phải làm thủ tục hộ tịch trước.
Quên báo cơ quan di trú. Nhiều người chỉ phát hiện khi gia hạn thẻ cư trú hoặc khi đi qua cửa khẩu nước thứ ba, lúc đó có thể bị phạt hành chính theo luật nước sở tại.
Nhờ dịch vụ không rõ ràng. Thủ tục hộ chiếu không cần trung gian. Người lạ hứa làm nhanh, đòi giữ hộ chiếu cũ hoặc đòi chuyển khoản trước là dấu hiệu cần dừng lại, kiểm với cơ quan đại diện.
Câu hỏi thường gặp
Hộ chiếu đã hết hạn nhiều năm, giờ cấp đổi có bị phạt không?
Phía Việt Nam không phạt vì để hộ chiếu hết hạn. Bạn chỉ cần làm hồ sơ cấp hộ chiếu mới, có thể kèm xác minh nhân thân kỹ hơn. Điều cần lo là phía nước sở tại: một số nước yêu cầu người nước ngoài luôn có hộ chiếu còn hạn, nên hỏi cơ quan di trú nơi mình ở.
Có thể về Việt Nam làm hộ chiếu cho nhanh không?
Muốn về Việt Nam thì trước hết phải có giấy tờ xuất nhập cảnh hợp lệ. Nếu hộ chiếu còn hạn đủ để đi lại, bạn có thể làm hộ chiếu mới ở cơ quan quản lý xuất nhập cảnh trong nước khi về, nhưng nhớ rằng thẻ cư trú nước sở tại đang gắn với số hộ chiếu cũ.
Đang làm thủ tục cấp đổi thì có đi lại được không?
Nếu cơ quan đại diện giữ hộ chiếu cũ trong thời gian xử lý, bạn sẽ không có giấy tờ để đi lại quốc tế. Hãy lên kế hoạch không đi đâu trong thời gian đó, hoặc hỏi xem nơi bạn làm có cho giữ hộ chiếu cũ tới khi nhận cuốn mới không.
Hộ chiếu mới có cần ghi nơi sinh không?
Mẫu hộ chiếu cấp từ năm 2022 lúc đầu không có mục nơi sinh, sau đó được bổ sung lại do nhiều nước yêu cầu khi xét thị thực. Nếu đang cầm cuốn không có nơi sinh và gặp khó khi xin thị thực, có thể đề nghị cơ quan cấp bổ sung theo hướng dẫn hiện hành.
Hộ chiếu mới có thay đổi số căn cước ghi trong đó không?
Không. Số định danh cá nhân, tức số trên thẻ căn cước, gắn với một người suốt đời. Hộ chiếu mới có số hộ chiếu mới nhưng số định danh cá nhân giữ nguyên. Nếu thấy số này khác giấy tờ cũ, cần báo cơ quan cấp kiểm lại ngay.
Người không còn quốc tịch Việt Nam có cấp đổi được hộ chiếu Việt Nam cũ không?
Không. Hộ chiếu Việt Nam chỉ cấp cho công dân Việt Nam. Người đã thôi quốc tịch hoặc mất quốc tịch theo quy định thì dùng hộ chiếu nước mình khi về Việt Nam, kèm thị thực hoặc giấy miễn thị thực nếu đủ điều kiện.