Khi đang sống ở nước ngoài, phần lớn giấy tờ công dân Việt Nam có thể làm tại cơ quan đại diện Việt Nam (đại sứ quán hoặc tổng lãnh sự quán) phụ trách nơi mình ở: cấp đổi hộ chiếu, báo mất hộ chiếu, đăng ký công dân, chứng thực chữ ký, công chứng giấy ủy quyền, hợp pháp hoá giấy tờ nước sở tại để dùng ở Việt Nam. Những việc gắn với hồ sơ gốc lưu trong nước, như thẻ căn cước, lý lịch tư pháp hay bản sao bằng cấp, thường phải nộp qua cơ quan trong nước, bằng mạng hoặc nhờ người thân được ủy quyền.
Cái khó không nằm ở từng thủ tục mà ở chỗ biết việc nào thuộc tay ai. Nhiều người mất cả tháng vì gửi hồ sơ nhầm nơi, hoặc về tới Việt Nam mới biết giấy tờ làm ở nước ngoài chưa qua bước hợp pháp hoá. Bài này vẽ lại bản đồ ba phía, cơ quan đại diện, cơ quan trong nước và cơ quan nước sở tại, kèm thứ tự nên làm và những chỗ hay vướng nhất.
Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài làm những việc gì
Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài gồm đại sứ quán, tổng lãnh sự quán và một số phái đoàn thường trực. Ở góc độ một người dân, phần việc liên quan nhiều nhất là công tác lãnh sự, do bộ phận lãnh sự đảm nhận và do viên chức lãnh sự ký. Luật Cơ quan đại diện nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài (2009, sửa 2017) đặt cho các cơ quan này nhiệm vụ bảo hộ quyền lợi công dân, đăng ký công dân và thực hiện các việc hành chính tư pháp như hộ tịch, công chứng, chứng thực, hợp pháp hoá.
Mỗi cơ quan đại diện có một khu vực lãnh sự. Ở nước rộng như Mỹ, Úc, Nhật hay Đức, đại sứ quán ở thủ đô chỉ phụ trách một số bang, vùng; tổng lãnh sự quán ở thành phố khác phụ trách phần còn lại. Nộp nhầm nơi là lý do bị trả hồ sơ phổ biến nhất. Danh sách bang, tỉnh thuộc từng cơ quan được đăng trên trang của chính cơ quan đó, nên đọc trước khi đặt lịch.
Ngoài giấy tờ, cơ quan đại diện còn lo phần bảo hộ công dân: khi bạn bị tai nạn, bị bắt giữ, mất hết giấy tờ, hay gặp thiên tai, chiến sự ở nước sở tại. Mỗi cơ quan đại diện có đường dây nóng bảo hộ công dân đăng trên trang của mình. Nên lưu sẵn số đó trong điện thoại và ghi ra giấy để trong ví, vì lúc cần gấp nhất thường là lúc điện thoại hết pin hoặc bị mất.
Ở những nước Việt Nam chưa đặt cơ quan đại diện thường trú, việc lãnh sự do một cơ quan ở nước láng giềng kiêm nhiệm. Người sống ở đó thường làm hồ sơ qua bưu điện hoặc đợi các đợt lãnh sự lưu động, khi cán bộ lãnh sự đến một thành phố vài ngày để nhận hồ sơ tập trung.
Bản đồ ba phía: việc nào làm ở đâu
Bảng dưới gom các việc người Việt ở nước ngoài hay cần, chia theo nơi tiếp nhận chính. Một số việc có hai đường, tuỳ hoàn cảnh; chi tiết từng việc có bài riêng trong danh mục này.
| Việc cần làm | Nơi tiếp nhận chính | Ghi chú |
|---|---|---|
| Cấp đổi hộ chiếu, cấp hộ chiếu cho con | Cơ quan đại diện | Theo Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam 2019 |
| Báo mất hộ chiếu, xin giấy tờ để về nước | Cơ quan đại diện | Cần thêm giấy trình báo của cảnh sát nước sở tại |
| Đăng ký công dân | Cơ quan đại diện | Giúp tra cứu nhanh khi cần bảo hộ |
| Thẻ căn cước, định danh điện tử | Cơ quan quản lý căn cước trong nước | Cách làm qua cơ quan đại diện đang mở dần, hỏi trước |
| Phiếu lý lịch tư pháp | Cơ quan trong nước tiếp nhận hồ sơ lý lịch tư pháp | Phiếu số 1 nhờ người khác được, phiếu số 2 thì không |
| Giấy ủy quyền, chứng thực chữ ký | Cơ quan đại diện hoặc công chứng nước sở tại | Đường thứ hai phải hợp pháp hoá rồi mới dùng ở Việt Nam |
| Hợp pháp hoá giấy tờ nước sở tại | Bộ Ngoại giao nước sở tại, rồi cơ quan đại diện | Trừ trường hợp được miễn theo điều ước |
| Bản sao bằng cấp, xác nhận cư trú ở Việt Nam | Cơ quan cấp gốc trong nước | Thường qua cổng dịch vụ công hoặc người nhà |
Một nguyên tắc rút ra từ bảng: giấy tờ sinh ra ở đâu thì gốc của nó nằm ở đó. Cơ quan đại diện thay mặt Nhà nước ở nước ngoài, nhưng không giữ sổ gốc học bạ, hồ sơ cư trú hay án tích của bạn ở quê.
Thứ tự nên làm khi có nhiều việc cùng lúc
Người mới sang hoặc người lâu năm chuẩn bị một việc lớn (mua bán nhà ở quê, nhận thừa kế, cho con về học) thường cần cả chùm giấy. Làm theo thứ tự dưới đây tránh phải quay lại cơ quan nhiều lần:
- Kiểm hộ chiếu trước tiên. Hầu hết thủ tục khác đều đòi hộ chiếu còn hạn. Nếu hạn còn dưới một năm hoặc gần hết trang, cấp đổi trước.
- Đối chiếu tên, ngày sinh trên mọi giấy tờ. Hộ chiếu Việt Nam, thẻ cư trú nước sở tại, giấy khai sinh cũ, thẻ căn cước phải khớp. Lệch một dấu cũng có thể làm hồ sơ sau bị hỏi lại.
- Đăng ký công dân nếu chưa làm. Việc này nhẹ, nhưng giúp cơ quan đại diện có sẵn thông tin khi bạn cần các thủ tục sau.
- Xin giấy tờ gốc trong nước. Bản sao trích lục, bằng cấp, lý lịch tư pháp có thời gian chờ dài nhất, nên khởi động sớm và song song.
- Lập giấy ủy quyền sau cùng. Khi đã rõ người nhà cần làm việc gì, với cơ quan nào, mới soạn nội dung ủy quyền cho đúng phạm vi.
Thứ tự này không cố định cho mọi người, nhưng nguyên lý giữ được: giấy tờ làm nền (hộ chiếu, thông tin nhân thân) đi trước, giấy tờ dùng cho một việc cụ thể đi sau.
Đặt lịch, nộp hồ sơ qua bưu điện và lãnh sự lưu động
Phần lớn cơ quan đại diện ở các nước đông người Việt đã chuyển sang nhận hồ sơ theo lịch hẹn. Mùa cao điểm là vài tháng trước Tết Nguyên đán và mùa hè, khi nhiều gia đình chuẩn bị về thăm quê; lịch hẹn có thể kín nhiều tuần. Người cần hộ chiếu cho chuyến về Tết nên nộp từ mùa thu.
Nhiều cơ quan đại diện nhận hồ sơ qua bưu điện cho một số việc như cấp đổi hộ chiếu cho người lớn đã có hộ chiếu cũ, chứng thực chữ ký đã ký trước mặt công chứng viên nước sở tại, hay hợp pháp hoá. Khi gửi, nên dùng dịch vụ có theo dõi hành trình, gửi kèm phong bì trả về đã ghi sẵn địa chỉ, và giữ bản chụp toàn bộ hồ sơ. Hộ chiếu gốc thất lạc trên đường bưu điện là chuyện có xảy ra.
Lãnh sự lưu động là các đợt cán bộ lãnh sự đến thành phố xa thủ đô, thường ở nơi có đông người Việt, để nhận hồ sơ và trả kết quả tại chỗ hoặc gửi về sau. Lịch các đợt được thông báo trên trang của cơ quan đại diện và qua các hội đồng hương, nhà chùa, giáo xứ có đông người Việt. Với người lao động không xin nghỉ dài được, đây thường là cách tiện nhất.
Năm chỗ hay vướng khi làm giấy từ xa
Nộp ngoài khu vực lãnh sự. Ở cùng một nước nhưng thuộc tổng lãnh sự quán khác thì hồ sơ có thể bị chuyển hoặc trả lại. Kiểm danh sách vùng phụ trách trước khi đặt lịch.
Giấy tờ nước sở tại chưa qua bước chứng nhận. Giấy khai sinh, giấy kết hôn, bằng cấp do nước sở tại cấp muốn dùng ở Việt Nam phải được hợp pháp hoá, trừ khi có điều ước miễn. Mang bản gốc chưa chứng nhận về nước thường bị cơ quan trong nước từ chối.
Bản dịch không đúng yêu cầu. Giấy tờ tiếng nước ngoài nộp ở Việt Nam cần bản dịch tiếng Việt được chứng thực hoặc công chứng. Bản tự dịch, dù chính xác, thường không được nhận.
Ảnh không đúng chuẩn. Ảnh hộ chiếu Việt Nam có quy cách riêng về nền, kích thước, không đeo kính. Ảnh chụp theo chuẩn nước sở tại đôi khi khác, nên đọc kỹ hướng dẫn.
Ủy quyền quá rộng hoặc quá hẹp. Giấy ủy quyền ghi chung chung có thể bị cơ quan nhận từ chối; ghi quá hẹp thì người nhà làm nửa chừng phải xin giấy mới. Soạn theo đúng việc và đúng cơ quan sẽ làm.
Khi nào nên về Việt Nam làm trực tiếp
Có những việc làm từ xa được nhưng chậm và nhiều bước trung gian, trong khi về nước vài tuần là xong gọn. Thẻ căn cước lần đầu hoặc cấp đổi, cập nhật dữ liệu dân cư, thủ tục nhà đất cần ký trước mặt công chứng viên trong nước, là những việc nhiều người chọn gom lại vào một chuyến về.
Ngược lại, có việc nên làm ở nước ngoài trước khi về: cấp đổi hộ chiếu (vì không có hộ chiếu còn hạn thì chuyến về đã khó), hợp pháp hoá giấy tờ nước sở tại (vì về tới Việt Nam không còn làm bước này được), và xin các giấy tờ của nước sở tại mà cơ quan trong nước sẽ đòi.
Người lao động có hợp đồng ngắn, du học sinh đang giữa kỳ học, hay người đang chờ gia hạn thẻ cư trú nên thận trọng hơn với một chuyến về: ra khỏi nước sở tại đúng lúc hồ sơ cư trú đang xét có thể làm hồ sơ bị ảnh hưởng, tuỳ luật nước đó. Hỏi cơ quan di trú trước khi đặt vé.
Một cách tính đơn giản: liệt kê mọi việc định làm, đánh dấu việc nào cần mặt mình, việc nào chỉ cần giấy. Nếu từ ba việc cần mặt trở lên dồn về một tỉnh, một chuyến về thường rẻ hơn về công sức so với làm từng việc từ xa. Nếu chỉ một việc, ủy quyền cho người nhà tin cậy thường hợp lý hơn.
Giữ bộ hồ sơ cá nhân gọn để lần sau đỡ cực
Người sống lâu ở nước ngoài thường tích lại hai bộ giấy song song: giấy Việt Nam (khai sinh, hộ chiếu cũ, căn cước, bằng cấp) và giấy nước sở tại (thẻ cư trú, bằng lái, giấy kết hôn, khai sinh của con). Nên giữ một bộ bản chụp màu toàn bộ, lưu ở hai nơi tách biệt, và một bảng ghi số giấy, ngày cấp, ngày hết hạn của từng loại.
Bản chụp không thay được bản gốc, nhưng giúp rất nhiều khi mất giấy, khi người nhà ở Việt Nam cần tra số, hoặc khi cần điền tờ khai. Với giấy tờ đã hợp pháp hoá, nên giữ lại một bản đã hợp pháp hoá dư ra cho lần sau, vì chuỗi chứng nhận làm lại rất mất thời gian.
Cuối cùng, nên ghi nhớ hai mốc: ngày hết hạn hộ chiếu Việt Nam và ngày hết hạn thẻ cư trú nước sở tại. Hai giấy này hết hạn lệch nhau là chuyện thường, nhưng để cả hai sát hạn cùng lúc thì một chuyến đi gấp có thể bị kẹt.
Câu hỏi thường gặp
Không còn quốc tịch Việt Nam thì có làm giấy tờ ở cơ quan đại diện được không?
Một số việc vẫn làm được, như hợp pháp hoá giấy tờ để dùng ở Việt Nam, chứng thực chữ ký trên giấy tờ gửi về nước, hoặc xin giấy miễn thị thực nếu đủ điều kiện. Hộ chiếu Việt Nam thì chỉ cấp cho công dân Việt Nam, nên trước hết cần biết mình còn quốc tịch hay không.
Lãnh sự danh dự có làm được hộ chiếu không?
Lãnh sự danh dự thường chỉ hỗ trợ kết nối, nhận và chuyển một số hồ sơ, không có thẩm quyền như cơ quan đại diện chính thức. Muốn biết lãnh sự danh dự nơi mình ở làm được gì, nên hỏi cơ quan đại diện phụ trách khu vực đó.
Có cần mang bản gốc giấy tờ khi đến cơ quan đại diện không?
Nên mang. Nhiều thủ tục đòi đối chiếu bản gốc, đặc biệt hộ chiếu cũ, giấy tờ cư trú nước sở tại và giấy tờ cần chứng thực. Bản chụp chỉ đủ khi hướng dẫn của thủ tục ghi rõ như vậy, thường là với hồ sơ gửi qua bưu điện.
Người nhà ở Việt Nam có làm thay được những việc ở cơ quan đại diện không?
Không. Cơ quan đại diện chỉ nhận hồ sơ của người đang ở khu vực mình phụ trách. Người nhà ở Việt Nam làm được các việc trong nước nếu có giấy ủy quyền hợp lệ, còn việc ở nước ngoài thì bạn phải tự làm hoặc nhờ người cùng ở nước sở tại khi thủ tục cho phép.
Đang ở nước thứ ba ngắn ngày thì nộp hồ sơ ở đâu?
Thông thường bạn làm ở cơ quan đại diện nơi mình đang có mặt nếu việc gấp, như mất hộ chiếu. Với việc không gấp, nên đợi về nước đang cư trú để làm ở cơ quan đại diện quen thuộc, vì hồ sơ cũ và thông tin đăng ký công dân của bạn nằm ở đó.
Làm sao biết hướng dẫn trên mạng còn đúng?
Thủ tục lãnh sự thay đổi theo văn bản mới và theo từng cơ quan đại diện. Nguồn đáng tin nhất là trang chính thức của cơ quan đại diện phụ trách bạn và cổng thông tin của Cục Lãnh sự. Hướng dẫn trên các nhóm mạng xã hội chỉ nên dùng để biết kinh nghiệm, không thay được hướng dẫn chính thức.