Khi một công dân Việt Nam mất ở nước ngoài, việc khai tử thường do cơ quan nước sở tại đăng ký trước, cấp giấy chứng tử; gia đình báo cho cơ quan đại diện Việt Nam và sau đó ghi chú khai tử để sự kiện được ghi vào sổ hộ tịch Việt Nam. Ở một số trường hợp, cơ quan đại diện đăng ký khai tử trực tiếp. Có giấy khai tử Việt Nam hoặc trích lục ghi chú khai tử, người ở lại mới làm được việc xoá đăng ký thường trú, nhận chế độ, khai nhận thừa kế ở quê.
Trong những ngày đầu, việc gấp nhất là lo cho người đã mất và cho người thân đang choáng váng; giấy tờ có thể chờ vài ngày. Bài này sắp các việc theo thứ tự thời gian, để gia đình biết việc nào không thể lùi, việc nào làm sau được.
Những ngày đầu: các việc không nên lùi
Thứ tự có thể khác tuỳ người mất tại bệnh viện, tại nhà hay do tai nạn, nhưng khung chung là:
- Nhận giấy xác nhận tử vong từ bác sĩ, bệnh viện hoặc cơ quan điều tra nếu tử vong bất thường.
- Đăng ký khai tử với cơ quan hộ tịch nước sở tại theo luật nơi đó, thường do bệnh viện, nhà tang lễ hoặc người thân làm; xin vài bản giấy chứng tử bản đầy đủ.
- Báo cho cơ quan đại diện Việt Nam phụ trách khu vực; nếu cần hỗ trợ khẩn cấp, dùng đường dây nóng bảo hộ công dân đăng trên trang của cơ quan đại diện.
- Báo cho chủ sử dụng lao động, trường học, doanh nghiệp đưa đi làm việc nếu người mất là người lao động hay du học sinh.
- Quyết định an táng, hoả táng tại chỗ hay đưa về Việt Nam; việc này quyết định giấy tờ tiếp theo.
- Giữ lại hộ chiếu Việt Nam và giấy tờ tuỳ thân của người mất; không tự huỷ, vì sẽ cần nộp hoặc khai báo.
Xin nhiều bản giấy chứng tử ngay từ đầu là lời khuyên thực tế nhất. Ngân hàng, bảo hiểm, chủ nhà, cơ quan thuế ở nước sở tại, cộng thêm hồ sơ ở Việt Nam, mỗi nơi đều cần một bản.
Cơ quan đại diện giúp được gì, không giúp được gì
Cơ quan đại diện Việt Nam có chức năng bảo hộ công dân. Khi được báo, họ có thể xác nhận nhân thân người mất, liên hệ chính quyền sở tại khi cần, hướng dẫn thủ tục đưa thi hài hoặc tro cốt về nước, cấp hoặc xác nhận một số giấy tờ phục vụ việc đó, và thông báo cho gia đình ở Việt Nam khi người ở bên đó không liên lạc được.
Những việc cơ quan đại diện thường không làm thay: trả chi phí tang lễ, vận chuyển; điều tra nguyên nhân tử vong, vốn thuộc thẩm quyền nước sở tại; đứng ra đòi bồi thường dân sự thay gia đình. Với người lao động đi theo hợp đồng, Luật Người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng 2020 đặt trách nhiệm cho doanh nghiệp đưa đi phối hợp giải quyết, và gia đình nên làm việc với doanh nghiệp ngay từ ngày đầu.
Khi tử vong do tai nạn lao động, tai nạn giao thông hoặc nghi có yếu tố hình sự, đừng ký giấy tờ bằng ngôn ngữ mình không đọc được, nhất là văn bản dàn xếp bồi thường. Đề nghị có phiên dịch, xin thời gian, và hỏi cơ quan đại diện về cách tìm luật sư địa phương.
Một điều nữa: thân nhân có thể được hỏi ý kiến về khám nghiệm tử thi. Ở nhiều nước, khám nghiệm do cơ quan có thẩm quyền quyết định khi nguyên nhân chưa rõ, gia đình không phải lúc nào cũng có quyền từ chối. Nếu gia đình có mong muốn riêng vì phong tục, hãy nói sớm qua cơ quan đại diện để được giải thích rõ quy trình và thời gian chờ.
Khai tử tại cơ quan đại diện hay ghi chú khai tử
Luật Hộ tịch 2014 cho phép cả hai đường. Điều quyết định là cái chết đã được cơ quan nước sở tại đăng ký hay chưa.
| Tình huống | Hướng xử lý thường gặp | Giấy tờ cốt lõi |
|---|---|---|
| Nước sở tại đã đăng ký khai tử, cấp giấy chứng tử | Ghi chú khai tử vào sổ Việt Nam | Giấy chứng tử nước ngoài, hợp pháp hoá và dịch nếu nộp ở Việt Nam |
| Nước sở tại chưa đăng ký, có giấy báo tử của bệnh viện hoặc cơ quan có thẩm quyền | Hỏi cơ quan đại diện về đăng ký khai tử trực tiếp | Giấy báo tử, giấy tờ tuỳ thân người mất |
| Người mất trên tàu bay, tàu biển, ngoài lãnh thổ nước nào | Theo hướng dẫn riêng của cơ quan có thẩm quyền | Biên bản, xác nhận của thuyền trưởng, hãng vận chuyển |
| Mất tích lâu ngày, không có thi thể | Thủ tục tuyên bố chết tại toà án, rồi mới ghi hộ tịch | Quyết định của toà án đã có hiệu lực |
Ghi chú khai tử làm được ở cơ quan đại diện hoặc ở Ủy ban nhân dân cấp xã tại Việt Nam, thường là nơi cư trú cuối cùng của người mất trước khi xuất cảnh. Người đi nộp là thân nhân hoặc người có quyền lợi liên quan, như người thừa kế.
Khi người mất chỉ đang đi thăm thân, du lịch hay công tác ngắn
Không phải ai mất ở nước ngoài cũng là người sống lâu năm ở đó. Có cụ ông sang thăm con ở Đài Loan và đột quỵ, có người đi công tác ở Đức gặp tai nạn. Những trường hợp này khó hơn vì người mất không có giấy tờ cư trú, không có bảo hiểm y tế nước sở tại, và gia đình thường không có ai thạo thủ tục ở đó.
Việc đầu tiên là tìm hợp đồng bảo hiểm du lịch hoặc bảo hiểm công tác nếu có: nhiều hợp đồng có quyền lợi chi trả vận chuyển thi hài hoặc tro cốt về nước, và đòi gia đình báo ngay cho đơn vị bảo hiểm trước khi tự thuê dịch vụ. Với chuyến đi theo đoàn, công ty lữ hành và trưởng đoàn có trách nhiệm phối hợp ban đầu. Với chuyến công tác, cơ quan cử đi thường đứng ra lo các việc liên lạc.
Phần hộ tịch vẫn như trên: khai tử ở nước sở tại, báo cơ quan đại diện, rồi ghi chú khai tử khi về, hoặc làm ngay tại cơ quan đại diện nếu gia đình còn ở lại vài tuần. Vì người mất vẫn có đăng ký thường trú ở Việt Nam, việc xoá cư trú và các chế độ đi theo đúng nơi họ đang đăng ký, không có gì khác người mất ở trong nước ngoài bước ghi chú.
Phía Việt Nam: cư trú, giấy tờ, chế độ
Khi đã có trích lục khai tử hoặc trích lục ghi chú khai tử, gia đình ở Việt Nam làm tiếp các việc như với người mất trong nước. Luật Cư trú 2020 quy định người chết thuộc diện xoá đăng ký thường trú; hộ gia đình báo với cơ quan đăng ký cư trú nơi người đó còn đăng ký. Nếu người mất là chủ hộ, cả nhà cần chọn chủ hộ mới.
Hộ chiếu Việt Nam của người mất cần được nộp lại hoặc báo huỷ theo hướng dẫn của cơ quan quản lý xuất nhập cảnh hay cơ quan đại diện, để tránh bị người khác lợi dụng. Căn cước, nếu còn, nộp lại khi làm thủ tục xoá cư trú hoặc theo hướng dẫn tại nơi tiếp nhận.
Nếu người mất từng đóng bảo hiểm xã hội ở Việt Nam trước khi đi, thân nhân có thể thuộc diện hưởng chế độ tử tuất theo Luật Bảo hiểm xã hội; hỏi cơ quan bảo hiểm xã hội nơi người đó từng tham gia, mang theo trích lục khai tử. Với người lao động có hợp đồng, các khoản bảo hiểm ở nước sở tại và khoản hỗ trợ theo hợp đồng do doanh nghiệp đưa đi hướng dẫn.
Chuẩn bị giấy cho thừa kế ở quê
Nếu người mất có nhà đất, tiền gửi ở Việt Nam, việc khai nhận hoặc phân chia di sản tại văn phòng công chứng sẽ đòi một chuỗi giấy chứng minh ai là người thừa kế. Nên gom ngay khi còn ở bên kia:
- Giấy chứng tử nước ngoài bản đầy đủ, hợp pháp hoá, dịch; hoặc trích lục ghi chú khai tử.
- Di chúc nếu có, kể cả di chúc lập ở nước ngoài; di chúc lập theo luật nước ngoài cần xem xét hiệu lực ở Việt Nam.
- Giấy kết hôn của người mất, giấy khai sinh của từng người con, kể cả con sinh ở nước ngoài đã hoặc chưa ghi chú.
- Giấy khai tử của cha mẹ người mất nếu họ đã mất trước, để xác định hàng thừa kế.
- Giấy tờ tài sản ở Việt Nam: giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, sổ tiết kiệm, giấy tờ góp vốn.
Chuỗi giấy này thường gặp hai lỗ hổng: con sinh ở nước ngoài chưa ghi chú khai sinh, và vợ chồng cưới ở nước ngoài chưa ghi chú kết hôn. Lấp hai lỗ hổng trước khi đến văn phòng công chứng giúp thủ tục thừa kế đi một mạch.
Khi người ở lại cũng đang ở xa
Gia đình kiều dân thường chia làm hai nửa: người mất và vợ con ở nước ngoài, cha mẹ anh em ở Việt Nam. Cả hai nửa đều có việc phải làm, và lúc tang gia dễ chồng chéo. Nên chọn một người ở mỗi bên làm đầu mối giấy tờ, giữ bản quét mọi giấy, ghi lại đã nộp gì ở đâu.
Người ở nước ngoài có thể ủy quyền cho người thân ở Việt Nam làm thủ tục ghi chú khai tử, xoá cư trú, khai nhận thừa kế; văn bản ủy quyền ký ở nước ngoài cần chứng thực tại cơ quan đại diện. Một số việc như từ chối nhận di sản phải có văn bản riêng của chính người đó, đúng hình thức luật yêu cầu.
Cuối cùng, cho phép gia đình chậm lại. Không có thủ tục nào ở trên đòi làm trong tuần đầu ngoài việc khai tử ở nước sở tại và quyết định an táng. Những việc còn lại có thể làm sau bốn mươi chín ngày, sau trăm ngày, khi mọi người đã đủ sức.
Giữ một cuốn sổ nhỏ hoặc một tệp ghi chú chung cho cả nhà: ngày khai tử ở nước sở tại, ngày báo cơ quan đại diện, bản dịch làm ở đâu, ai giữ bản gốc. Vài tháng sau, khi văn phòng công chứng hay cơ quan bảo hiểm hỏi lại, người ở hai đầu không phải lục trí nhớ trong lúc tang thương.
Câu hỏi thường gặp
Người mất đã nhập quốc tịch nước ngoài thì có cần ghi chú khai tử ở Việt Nam không?
Nếu người đó đã thôi quốc tịch Việt Nam, không thuộc diện ghi chú như công dân. Nhưng khi họ có tài sản ở Việt Nam hoặc thân nhân cần làm thừa kế, vẫn phải nộp giấy chứng tử nước ngoài đã hợp pháp hoá và dịch. Nếu họ vẫn giữ quốc tịch Việt Nam song song, nên ghi chú khai tử.
Có thời hạn bắt buộc để ghi chú khai tử không?
Luật Hộ tịch 2014 đặt thời hạn khai tử cho người thân của người mất ở trong nước, còn ghi chú việc đã đăng ký ở nước ngoài thì thực tế được giải quyết cả khi làm muộn. Làm sớm vẫn tốt hơn, vì các thủ tục cư trú, bảo hiểm, thừa kế ở Việt Nam đều chờ trích lục này.
Cơ quan đại diện có báo tin cho gia đình ở Việt Nam không?
Khi được chính quyền sở tại thông báo về một công dân Việt Nam tử vong và không có thân nhân ở đó, cơ quan đại diện thường tìm cách liên hệ gia đình ở Việt Nam qua các đầu mối trong nước. Nếu thân nhân đang ở bên cạnh người mất, họ là người báo tin nhanh nhất; cơ quan đại diện hỗ trợ phần giấy tờ.
Người mất do tai nạn, giấy chứng tử bị chậm vì đang điều tra thì làm sao?
Ở nhiều nước, khi cái chết cần điều tra, giấy chứng tử cuối cùng chỉ được cấp sau khi có kết luận, có khi cấp giấy tạm cho phép an táng trước. Hỏi cơ quan đại diện xem giấy tạm có dùng được để đưa thi hài hoặc tro cốt về không, còn ghi chú khai tử có thể chờ giấy cuối cùng.
Gia đình ở Việt Nam không đọc được giấy chứng tử tiếng nước ngoài, có cách nào kiểm tra nhanh không?
Bản dịch có chứng thực là bước bắt buộc khi nộp hồ sơ, nhưng trước đó gia đình nên nhờ người biết ngôn ngữ đọc lại ba thông tin: họ tên, ngày sinh, ngày mất. Sai một chữ trong họ tên ở giấy chứng tử sẽ kéo theo rắc rối ở mọi thủ tục sau, nên sửa ngay ở nước sở tại khi còn dễ.
Ai được làm thủ tục ghi chú khai tử?
Thân nhân của người mất như vợ, chồng, con, cha mẹ, anh chị em, hoặc người có quyền lợi liên quan như người thừa kế, người đại diện được ủy quyền hợp lệ. Mang giấy tờ chứng minh quan hệ với người mất để cơ quan tiếp nhận đối chiếu.