Công dân Việt Nam đang ở nước ngoài vẫn xin được phiếu lý lịch tư pháp Việt Nam mà không cần về: phiếu số 1 có thể ủy quyền cho người nhà nộp và nhận thay; phiếu số 2 thì người cần phiếu phải tự đứng tên yêu cầu, qua cổng dịch vụ công trực tuyến hoặc qua kênh được cơ quan tiếp nhận chấp nhận.
Theo Luật Lý lịch tư pháp 2009, hồ sơ của công dân đang cư trú ở nước ngoài được nộp tại cơ quan quản lý lý lịch tư pháp nơi người đó cư trú trước khi xuất cảnh. Đầu mối tiếp nhận đã có điều chỉnh trong đợt sắp xếp bộ máy năm 2025, nên trước khi nộp, cần kiểm trên cổng dịch vụ công xem hiện ai đang nhận hồ sơ cho tỉnh, thành của mình. Phần dưới giúp bạn chọn đúng loại phiếu, chuẩn bị hồ sơ từ xa, và làm phiếu dùng được ở nước sở tại.
Phiếu số 1 hay phiếu số 2: khác nhau ở đâu
Chọn sai loại phiếu là lỗi phổ biến nhất, dẫn tới phải xin lại từ đầu. Trước khi nộp, hỏi rõ cơ quan nước ngoài đang yêu cầu bạn cần loại nào.
| Tiêu chí | Phiếu số 1 | Phiếu số 2 |
|---|---|---|
| Ghi những gì | Án tích chưa được xoá; án đã xoá thì không ghi | Toàn bộ án tích, kể cả đã được xoá, và thông tin cấm đảm nhiệm chức vụ khi có |
| Ai được yêu cầu | Cá nhân, cơ quan, tổ chức theo quy định | Cơ quan tiến hành tố tụng, hoặc chính cá nhân muốn biết nội dung lý lịch của mình |
| Ủy quyền người khác | Được, bằng văn bản ủy quyền; cha, mẹ, vợ, chồng, con có thể không cần văn bản ủy quyền theo quy định | Không được ủy quyền |
| Hay dùng cho | Hồ sơ xin việc trong nước, một số hồ sơ visa | Hồ sơ thị thực định cư, nhập quốc tịch, làm việc với trẻ em ở một số nước |
Nhiều nước yêu cầu lý lịch tư pháp "đầy đủ", hiểu theo cách Việt Nam là phiếu số 2. Nhưng không phải lúc nào cũng vậy: có hồ sơ chỉ cần phiếu số 1. Hướng dẫn của cơ quan di trú nước sở tại hoặc của trường, nhà tuyển dụng thường ghi rõ, đôi khi gọi tên phiếu theo tiếng Việt.
Hồ sơ nước ngoài nào hay đòi lý lịch tư pháp Việt Nam
Không phải hồ sơ nào cũng cần. Những loại dưới đây thường đòi, nhưng mỗi nước và mỗi chương trình có yêu cầu riêng; luôn đọc danh mục giấy tờ của chính hồ sơ mình:
- Thị thực định cư, thẻ thường trú ở các nước như Mỹ, Canada, Úc, New Zealand: thường yêu cầu lý lịch tư pháp của mọi nước người nộp từng sống quá một khoảng thời gian nhất định từ năm 16 hoặc 18 tuổi.
- Nhập quốc tịch nước sở tại: một số nước hỏi lại lý lịch tư pháp của nước gốc dù đã nộp lúc xin thường trú.
- Thị thực lao động ở Nhật, Hàn, Đài Loan, Trung Đông: thường đã nộp từ khi còn ở Việt Nam, nhưng có lúc phải bổ sung khi gia hạn hoặc chuyển diện.
- Việc làm với trẻ em, người già, người bệnh: giáo viên, điều dưỡng, chăm sóc tại nhà ở nhiều nước đòi kiểm tra lý lịch quốc tế.
- Nhận con nuôi, kết hôn ở một số nước: cơ quan hộ tịch có thể hỏi giấy xác nhận không án tích.
- Hành nghề có giấy phép như luật sư, bác sĩ, kế toán khi công nhận bằng cấp nước ngoài.
Nếu hồ sơ ghi "police certificate" hay "criminal record check" cho Việt Nam, đó là phiếu lý lịch tư pháp. Một số cơ quan di trú có trang hướng dẫn riêng cho từng nước, trong đó nêu rõ cần phiếu số mấy.
Nộp ở đâu khi bạn không còn ở Việt Nam
Luật Lý lịch tư pháp 2009 xác định nơi nộp theo nơi cư trú: công dân nộp tại nơi thường trú; không có thường trú thì nơi tạm trú; nếu đang cư trú ở nước ngoài thì nộp tại nơi đã cư trú trước khi xuất cảnh. Trước đây, đầu mối quen thuộc là Sở Tư pháp tỉnh, thành phố. Từ năm 2025, việc quản lý lý lịch tư pháp có thay đổi về cơ quan phụ trách trong đợt sắp xếp bộ máy; cách nộp trực tuyến và nơi nhận hồ sơ trực tiếp vì thế có thể khác những gì người quen kể.
Với người rời Việt Nam từ trước tháng 7/2025, "nơi cư trú trước khi xuất cảnh" thường là tỉnh, thành cũ nay đã nhập vào tỉnh, thành mới. Ví dụ giả định: một người rời Vĩnh Long năm 2018, nay nơi đó thuộc tỉnh Vĩnh Long mới sau khi nhập Bến Tre và Trà Vinh; hồ sơ nộp ở đầu mối của tỉnh mới. Không cần lo phần tên cũ trên giấy tờ; dữ liệu cư trú vẫn tra được theo địa danh cũ.
Một lưu ý nhỏ nhưng hay gặp: nếu trước khi đi bạn sống nhiều năm ở hai tỉnh khác nhau, chẳng hạn học đại học ở Hà Nội rồi đi làm ở Bắc Ninh trước khi xuất cảnh, thì nơi nộp tính theo chỗ cư trú cuối cùng. Phần khai quá trình cư trú vẫn phải ghi đủ cả hai nơi để cơ quan tiếp nhận tra cứu.
Nộp trực tuyến là cách tiện nhất cho người ở xa, khi bạn có tài khoản dịch vụ công đủ mức xác thực. Nếu chưa có, người nhà nộp trực tiếp thay cho phiếu số 1 bằng giấy ủy quyền; phiếu số 2 thì phải tìm kênh mà chính bạn đứng tên, như nộp trực tuyến hoặc gửi hồ sơ theo hướng dẫn của cơ quan tiếp nhận.
Hồ sơ thường cần
Hồ sơ yêu cầu cấp phiếu lý lịch tư pháp thường gồm các phần sau; cơ quan tiếp nhận có thể đòi thêm tuỳ trường hợp:
- Tờ khai yêu cầu cấp phiếu theo mẫu, khai đủ quá trình cư trú từ năm 14 tuổi, kể cả các giai đoạn ở nước ngoài.
- Bản chụp giấy tờ tuỳ thân: hộ chiếu còn hạn hoặc thẻ căn cước.
- Giấy tờ chứng minh nơi cư trú trong nước trước khi xuất cảnh, khi cơ quan tiếp nhận yêu cầu.
- Văn bản ủy quyền nếu người khác nộp thay cho phiếu số 1, có chứng thực chữ ký theo quy định; nếu ký ở nước ngoài thì chứng thực tại cơ quan đại diện, hoặc công chứng nước sở tại kèm hợp pháp hoá.
- Giấy tờ chứng minh quan hệ khi người nộp thay là cha, mẹ, vợ, chồng, con và không dùng văn bản ủy quyền.
Phần khai quá trình cư trú hay bị làm qua loa. Người đi nước ngoài nhiều lần, ở nhiều nước, nên ghi đủ từng giai đoạn kèm nước và thời gian. Khai thiếu có thể khiến cơ quan tiếp nhận phải xác minh thêm, kéo dài thời gian.
Từ phiếu tiếng Việt tới giấy tờ dùng được ở nước sở tại
Phiếu lý lịch tư pháp cấp bằng tiếng Việt. Muốn nộp cho cơ quan nước ngoài, thường phải đi qua chuỗi sau, trừ khi nước đó có quy định riêng:
- Nhận phiếu gốc, kiểm họ tên, ngày sinh khớp hộ chiếu đang dùng ở nước sở tại.
- Chứng nhận lãnh sự tại Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao, hoặc tại cơ quan ngoại vụ địa phương được giao, để xác nhận con dấu, chữ ký trên phiếu.
- Hợp pháp hoá tại cơ quan đại diện của nước sở tại ở Việt Nam, nếu nước đó yêu cầu và không có điều ước miễn.
- Dịch thuật sang ngôn ngữ nước sở tại, bởi người dịch được nước đó công nhận nếu họ yêu cầu.
- Gửi bản gốc sang nước ngoài qua dịch vụ chuyển phát có theo dõi; giữ bản chụp toàn bộ chuỗi chứng nhận.
Thứ tự và yêu cầu dịch thuật khác nhau giữa các nước. Có nước nhận bản dịch làm ở Việt Nam đã được công chứng; có nước chỉ nhận bản dịch của người dịch tuyên thệ ở nước họ. Hỏi rõ trước khi dịch để không phải dịch hai lần.
Ví dụ giả định: một hồ sơ thường trú từ Canada
Ví dụ giả định: chị Hạnh sang Canada theo diện du học năm 2019, ở lại làm việc và năm nay nộp hồ sơ thường trú. Hướng dẫn của cơ quan di trú Canada yêu cầu lý lịch tư pháp của Việt Nam, nơi chị sống tới năm 22 tuổi. Theo hướng dẫn riêng cho Việt Nam, chị cần phiếu số 2.
Vì phiếu số 2 không ủy quyền được, chị không thể nhờ mẹ ở quê Sóc Trăng cũ (nay thuộc thành phố Cần Thơ) nộp thay. Chị chọn nộp trực tuyến bằng tài khoản dịch vụ công đã kích hoạt mức cao trong chuyến về Tết năm trước. Phiếu cấp xong được gửi về nhà mẹ; mẹ mang lên cơ quan ngoại vụ để chứng nhận lãnh sự, rồi gửi sang Canada.
Ở Canada, chị nhờ người dịch được công nhận dịch sang tiếng Anh, nộp kèm bản gốc. Toàn bộ quá trình mất nhiều tuần, phần lớn là thời gian chuyển phát hai chiều. Nếu chị chưa có tài khoản dịch vụ công, phương án còn lại là hỏi cơ quan tiếp nhận về cách gửi hồ sơ từ nước ngoài, và thời gian sẽ dài hơn hẳn. Bài học: kích hoạt tài khoản dịch vụ công trước khi cần.
Chỗ hay vướng
Phiếu hết "hạn" theo yêu cầu bên nhận. Phiếu lý lịch tư pháp không ghi ngày hết hạn, nhưng nhiều cơ quan nước ngoài chỉ nhận phiếu cấp trong vòng vài tháng gần nhất. Tính ngược thời gian nộp hồ sơ để không xin quá sớm.
Tên trên phiếu khác tên trên hồ sơ nước ngoài. Phiếu ghi tên theo giấy tờ Việt Nam, có dấu. Hồ sơ nước ngoài có thể ghi không dấu, đảo họ tên, hoặc theo họ chồng. Kèm thêm giấy tờ nối hai tên, như hộ chiếu Việt Nam hoặc giấy kết hôn, để bên nhận đối chiếu.
Phiếu số 2 bị nhờ người khác làm. Một số người nhờ người nhà nộp phiếu số 2 bằng giấy ủy quyền và bị trả hồ sơ. Đây không phải lỗi giấy tờ mà vì luật không cho ủy quyền với loại phiếu này.
Gửi phiếu gốc qua đường bưu điện thường. Phiếu gốc đã chứng nhận lãnh sự là giấy tốn nhiều công nhất trong cả chuỗi. Gửi bằng thư thường mà thất lạc thì phải làm lại từ đầu. Dùng dịch vụ chuyển phát có mã theo dõi, chụp lại toàn bộ trước khi gửi, và nếu được, xin hai bản phiếu để một bản giữ ở nhà làm dự phòng.
Thời gian ở nước ngoài dài. Phiếu Việt Nam chỉ phản ánh dữ liệu án tích ở Việt Nam. Người sống nhiều năm ở nước thứ ba thường phải xin thêm giấy tương đương của nước đó; đừng nghĩ phiếu Việt Nam thay thế được.
Câu hỏi thường gặp
Đã rời Việt Nam từ nhỏ, chưa từng có thường trú thì nộp ở đâu?
Trường hợp không xác định được nơi cư trú trong nước, hồ sơ thường được hướng về cơ quan quản lý lý lịch tư pháp ở trung ương. Vì cách phân công đã điều chỉnh năm 2025, nên hỏi cơ quan đại diện hoặc tra cổng dịch vụ công để biết đầu mối hiện hành trước khi gửi.
Người đã thôi quốc tịch Việt Nam có xin được lý lịch tư pháp không?
Có. Người nước ngoài từng cư trú ở Việt Nam cũng được cấp phiếu lý lịch tư pháp theo luật. Bạn khai đúng tình trạng quốc tịch hiện tại, kèm giấy tờ chứng minh thời gian từng cư trú ở Việt Nam và hộ chiếu nước ngoài đang dùng.
Phiếu lý lịch tư pháp có cần dịch trước khi chứng nhận lãnh sự không?
Thông thường chứng nhận lãnh sự làm trên bản gốc tiếng Việt, rồi dịch sau. Một số nước muốn bản dịch cũng được chứng nhận, khi đó trình tự sẽ khác. Hỏi bên nhận hồ sơ trước, vì làm sai thứ tự có thể phải xin phiếu mới.
Có thể xin nhiều phiếu một lần để dùng dần không?
Có thể yêu cầu cấp nhiều bản trong cùng một hồ sơ. Nhưng vì nhiều bên nhận chỉ chấp nhận phiếu mới cấp, xin dư nhiều bản để dùng sau vài năm thường không có ích. Xin vừa đủ cho các hồ sơ đang làm trong vài tháng tới là hợp lý.
Có án tích đã được xoá thì phiếu số 2 có ghi không?
Phiếu số 2 ghi cả án tích đã được xoá. Đó là lý do một số hồ sơ di trú yêu cầu phiếu số 2 để thấy toàn bộ lịch sử. Nếu bạn có án đã xoá, nên chuẩn bị giấy tờ chứng minh việc xoá án và giải thích trung thực trong hồ sơ nước ngoài.
Nhờ người nhà nộp phiếu số 1 thì giấy ủy quyền làm ở đâu?
Bạn có thể lập giấy ủy quyền và chứng thực chữ ký tại cơ quan đại diện Việt Nam, rồi gửi bản gốc về cho người nhà. Cách khác là ký trước công chứng viên nước sở tại, sau đó hợp pháp hoá và dịch sang tiếng Việt; cách này thường mất thời gian hơn.