Trẻ sinh ở nước ngoài có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam có thể được đăng ký khai sinh tại cơ quan đại diện Việt Nam phụ trách nơi gia đình cư trú. Hồ sơ cốt lõi gồm tờ khai, giấy chứng sinh của bệnh viện hoặc giấy tờ chứng minh việc sinh, giấy tờ tuỳ thân của cha mẹ và giấy tờ chứng minh hôn nhân nếu có. Khi cha hoặc mẹ là người nước ngoài, cần thêm văn bản thoả thuận chọn quốc tịch cho con.
Việc khai sinh này quyết định nhiều thứ cùng lúc: con có quốc tịch Việt Nam hay không, họ tên của con trên giấy tờ Việt Nam viết thế nào, và là căn cứ để con có số định danh cá nhân, hộ chiếu Việt Nam sau này. Phần dưới đi qua từng quyết định, kèm chỗ các gia đình hay lúng túng.
Khai sinh ở cơ quan đại diện hay ghi chú sau: chọn đường nào
Ở nhiều nước, bệnh viện hoặc cơ quan hộ tịch địa phương đăng ký khai sinh cho mọi trẻ sinh trên lãnh thổ, bố mẹ không có quyền bỏ qua bước này. Khi con đã có giấy khai sinh của nước sở tại, cách thông thường là làm ghi chú khai sinh vào sổ Việt Nam, tại cơ quan đại diện hoặc khi về nước. Khai sinh trực tiếp tại cơ quan đại diện phù hợp với trẻ chưa được đăng ký ở nước sở tại, hoặc ở những nơi mà quy định địa phương cho phép gia đình người nước ngoài đăng ký với cơ quan lãnh sự nước mình.
Trong thực tế, câu hỏi cần đặt ra không phải là "nơi nào dễ hơn" mà là "con đã có giấy khai sinh ở đây chưa". Nếu đã có, đừng cố khai sinh lần thứ hai như một việc mới: một đứa trẻ chỉ có một sự kiện sinh, và hai giấy khai sinh độc lập dễ sinh ra hai bộ nhân thân lệch nhau. Hỏi cơ quan đại diện xem họ tiếp nhận theo hướng nào trong trường hợp của bạn.
Nếu chưa có, chẳng hạn trẻ sinh ở nhà, sinh trên đường di chuyển, hoặc gia đình sống ở nơi việc đăng ký cho người nước ngoài không bắt buộc, cơ quan đại diện là nơi giải quyết. Bố mẹ nên làm sớm, vì giấy chứng sinh và người làm chứng còn dễ tìm.
Hồ sơ thường cần chuẩn bị
Danh mục chính xác do từng cơ quan đại diện công bố trên trang của mình, có thể thêm bớt theo luật nước sở tại. Bộ nền thường gồm:
- Tờ khai đăng ký khai sinh theo mẫu, người đi khai ký.
- Giấy chứng sinh do bệnh viện, cơ sở y tế nơi trẻ sinh cấp; nếu không có thì văn bản của người làm chứng hoặc giấy cam đoan về việc sinh theo hướng dẫn của cơ quan đại diện.
- Hộ chiếu hoặc giấy tờ tuỳ thân còn giá trị của cha, mẹ.
- Giấy chứng nhận kết hôn của cha mẹ, nếu cha mẹ đã đăng ký kết hôn; cưới ở nước ngoài thì nên ghi chú kết hôn trước hoặc nộp kèm.
- Giấy tờ chứng minh nơi cư trú trong địa bàn của cơ quan đại diện, như thẻ cư trú, giấy phép lưu trú.
- Văn bản thoả thuận chọn quốc tịch Việt Nam cho con, khi cha hoặc mẹ là người nước ngoài.
- Bản dịch tiếng Việt có chứng thực cho các giấy tờ bằng tiếng nước ngoài.
Giấy chứng sinh của bệnh viện nước ngoài thường ghi tên trẻ theo cách viết bản xứ, đôi khi chưa có tên. Nếu khi khai sinh ở cơ quan đại diện bố mẹ muốn tên tiếng Việt có dấu, hãy ghi rõ trong tờ khai và giải thích cách tên đó tương ứng với giấy chứng sinh, để tránh sau này bị coi là hai người khác nhau.
Quốc tịch của con: chỗ quan trọng nhất trong tờ khai
Luật Quốc tịch Việt Nam 2008 (sửa đổi năm 2014) theo nguyên tắc huyết thống. Trẻ sinh ra, trong hay ngoài lãnh thổ Việt Nam, mà khi sinh cha mẹ đều là công dân Việt Nam thì có quốc tịch Việt Nam. Với gia đình hai bố mẹ Việt, câu hỏi quốc tịch gần như đã được trả lời sẵn; việc khai sinh hay ghi chú chỉ ghi nhận điều đó.
Khi cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam còn người kia là công dân nước khác, luật đặt điều kiện: trẻ có quốc tịch Việt Nam nếu có sự thoả thuận bằng văn bản của cha mẹ vào thời điểm đăng ký khai sinh. Trẻ sinh ở nước ngoài mà cha mẹ không có thoả thuận ấy thì không mặc nhiên có quốc tịch Việt Nam. Đây là lý do văn bản thoả thuận quan trọng hơn mọi giấy khác trong hồ sơ của gia đình đa quốc tịch.
Hai điều nên biết thêm. Thứ nhất, nước sở tại có luật quốc tịch riêng; con có thể mang thêm quốc tịch nước đó theo nơi sinh hoặc theo cha mẹ, và việc giữ hai quốc tịch phụ thuộc cả luật hai nước. Thứ hai, thoả thuận chọn quốc tịch nên được hai bố mẹ ký khi cả hai cùng hiểu hệ quả, không phải ký vội cho xong thủ tục. Nếu muốn đọc kỹ chuyện quốc tịch, đó là phạm vi của danh mục giữ quốc tịch Việt Nam trên trang.
Họ, chữ đệm, tên: những lựa chọn bố mẹ phải đưa ra
Họ theo cha hoặc theo mẹ. Bộ luật Dân sự 2015 cho phép họ của con là họ của cha đẻ hoặc họ của mẹ đẻ theo thoả thuận của cha mẹ, không có thoả thuận thì theo tập quán. Gia đình có bố là người nước ngoài thường cân nhắc giữa họ bản xứ của bố và họ Việt của mẹ; cả hai đều được, miễn thống nhất từ đầu.
Tên phải viết được trên giấy Việt Nam. Tên của công dân Việt Nam theo luật là tiếng Việt hoặc tiếng của dân tộc khác ở Việt Nam, không đặt bằng số hay ký tự không phải chữ. Với trẻ có cha hoặc mẹ là người nước ngoài, thực tế đăng ký thường linh hoạt hơn với tên gốc nước ngoài, nhưng nên hỏi trước cơ quan đại diện cách họ ghi.
Thứ tự họ tên. Giấy Việt Nam luôn ghi họ trước, tên sau. Giấy nước sở tại có thể ghi tên trước, họ sau, chữ đệm thành "middle name" hoặc mất hẳn. Khi khai, ghi rõ trong tờ khai cách đọc tương ứng ở hai hệ thống, để sau này hộ chiếu Việt Nam và hộ chiếu nước kia chỉ cùng một người.
Dấu tiếng Việt. Nhiều hệ thống nước ngoài không gõ được dấu, chữ Đ thành D. Giấy Việt Nam phải có dấu đầy đủ. Không cần cố ép giấy nước ngoài có dấu; chỉ cần mỗi bên nhất quán trong hệ thống của mình.
Các bước từ lúc sinh đến lúc cầm giấy khai sinh
Trình tự dưới đây là mô hình chung; cơ quan đại diện có thể nhận trực tiếp, qua bưu điện hoặc qua cổng trực tuyến tuỳ nơi.
- Xin giấy chứng sinh ở bệnh viện, kiểm tra chính tả tên cha mẹ, ngày giờ sinh trước khi rời viện.
- Xác định cơ quan đại diện phụ trách nơi cư trú và đọc danh mục hồ sơ mới nhất họ công bố.
- Nếu cha hoặc mẹ là người nước ngoài: hai người cùng soạn và ký văn bản thoả thuận chọn quốc tịch Việt Nam cho con.
- Dịch các giấy tờ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt và làm chứng thực bản dịch theo hướng dẫn.
- Nộp hồ sơ, đối chiếu bản gốc; cán bộ có thể gọi hỏi thêm về tên, nơi sinh.
- Nhận giấy khai sinh; kiểm từng chữ trước khi rời quầy hoặc ngay khi nhận thư.
- Xin thêm vài bản sao trích lục để dùng cho hộ chiếu và các việc sau.
Bước kiểm tra cuối cùng thường bị bỏ qua nhất. Một lỗi chính tả trong tên con phát hiện sau năm năm phải đi thủ tục cải chính, tốn công hơn rất nhiều so với sửa ngay tại chỗ.
Sau giấy khai sinh: hộ chiếu, định danh và giấy tờ nước sở tại
Giấy khai sinh Việt Nam là căn cứ để xin hộ chiếu Việt Nam cho con tại cơ quan đại diện. Hồ sơ hộ chiếu cho trẻ em thường cần cha hoặc mẹ đứng khai thay, kèm ảnh theo chuẩn. Theo Luật Căn cước 2023, công dân Việt Nam được cấp số định danh cá nhân, và với trẻ đăng ký khai sinh, số này gắn với dữ liệu khai sinh; cách cấp với trẻ khai sinh ở nước ngoài nên hỏi cơ quan đại diện.
Ở chiều ngược lại, nếu con được khai sinh tại cơ quan đại diện trước khi có giấy của nước sở tại, có thể bạn còn phải đăng ký thêm ở nước đang sống để con được hưởng bảo hiểm, đi học. Hãy hỏi cơ quan hộ tịch địa phương xem họ có nhận giấy khai sinh do cơ quan lãnh sự nước ngoài cấp hay không, và cần hợp pháp hoá ra sao.
Một gia đình làm đủ cả hai phía sẽ có bộ giấy khớp nhau: cùng ngày sinh, cùng nơi sinh, cùng cha mẹ, tên tương ứng rõ ràng. Đó là món quà giấy tờ nhỏ nhưng dùng cả đời cho con.
Những trường hợp đặc biệt hay gặp
Hai bố mẹ đều đã nhập quốc tịch nước ngoài. Khi cả cha và mẹ không còn quốc tịch Việt Nam vào lúc con sinh ra, con không có căn cứ huyết thống để mang quốc tịch Việt Nam, và việc khai sinh tại cơ quan đại diện thường không đặt ra. Nếu một trong hai người vẫn giữ quốc tịch Việt Nam song song, hãy mang giấy tờ chứng minh điều đó, như hộ chiếu Việt Nam còn hạn hoặc giấy xác nhận có quốc tịch Việt Nam.
Bố mẹ đang ở nước sở tại theo diện lưu trú ngắn hạn. Du học sinh, người lao động có thời hạn, vợ chồng đi theo diện thăm thân vẫn là công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài. Họ được khai sinh cho con tại cơ quan đại diện như mọi gia đình khác; điều cần lưu ý là giấy tờ cư trú còn hạn để chứng minh thuộc địa bàn của cơ quan đó.
Sinh đôi, sinh ba. Mỗi trẻ một tờ khai, một giấy khai sinh. Giấy chứng sinh nên ghi rõ thứ tự và giờ sinh của từng bé; tên của các bé phải khác nhau đủ để không nhầm khi làm hộ chiếu và học bạ.
Con sinh trong khi bố mẹ đang làm thủ tục ly hôn. Theo Luật Hôn nhân và gia đình 2014, con sinh trong thời kỳ hôn nhân được xác định là con chung của vợ chồng, trừ khi toà án xác định khác. Nếu thực tế cha của trẻ là người khác, việc ghi tên cha trên giấy khai sinh cần qua thủ tục xác định cha con, không tự khai được; nên hỏi luật sư trước khi nộp.
Câu hỏi thường gặp
Con đã quá vài tuổi mới khai sinh tại cơ quan đại diện thì có bị từ chối không?
Khai sinh muộn vẫn được giải quyết, chỉ là hồ sơ chứng minh việc sinh có thể đòi hỏi nhiều hơn, như giấy tờ y tế, hồ sơ đi học, giấy của nước sở tại. Nếu con đã có giấy khai sinh nước ngoài, hướng hợp lý thường là ghi chú khai sinh chứ không phải khai sinh mới.
Bố mẹ chưa đăng ký kết hôn thì khai sinh cho con thế nào?
Vẫn khai sinh được. Phần thông tin người cha chỉ được ghi khi có thủ tục nhận cha con, có thể làm kết hợp ngay khi khai sinh nếu hai bên đồng ý và có giấy tờ chứng minh. Nếu không, giấy khai sinh để trống phần cha và có thể bổ sung sau bằng thủ tục nhận cha con.
Văn bản thoả thuận chọn quốc tịch có mẫu sẵn không?
Nhiều cơ quan đại diện có mẫu hoặc hướng dẫn nội dung tối thiểu: thông tin cha mẹ, thông tin con, nội dung thoả thuận con có quốc tịch Việt Nam, chữ ký của cả hai. Nếu một bên không thể có mặt, chữ ký của người đó thường phải được chứng thực ở nơi ký. Nên hỏi mẫu trước khi soạn.
Cha mẹ không thống nhất được việc chọn quốc tịch Việt Nam cho con thì sao?
Theo Luật Quốc tịch 2008, với trẻ sinh ở nước ngoài, không có thoả thuận bằng văn bản thì con không mặc nhiên có quốc tịch Việt Nam. Sau này con vẫn có thể xin nhập quốc tịch theo điều kiện luật định, nhưng đó là thủ tục khác và khó hơn. Vì vậy nên bàn kỹ trước khi khai sinh.
Có thể đặt cho con một tên trên giấy Việt Nam và một tên khác hẳn trên giấy nước ngoài không?
Về kỹ thuật hai hệ thống độc lập, nhưng tên khác hẳn nhau sẽ gây rắc rối mỗi lần cần chứng minh hai giấy là một người: hộ chiếu, thừa kế, học bạ. Cách an toàn là để tên trên giấy nước ngoài là bản không dấu hoặc chuyển tự của tên Việt, hoặc thêm tên bản xứ như một phần tên chứ không thay hẳn.
Khai sinh ở cơ quan đại diện xong có cần ghi chú gì thêm ở Việt Nam không?
Không cần. Việc khai sinh do cơ quan đại diện đăng ký đã nằm trong sổ hộ tịch Việt Nam, sổ được chuyển về Bộ Ngoại giao lưu trữ. Khi cần bản sao về sau, bạn xin trích lục tại cơ quan đại diện đã đăng ký hoặc tại Bộ Ngoại giao.