Khi sống ở nước ngoài, bạn cần theo dõi cùng lúc hai nhóm giấy tờ: hộ chiếu do Việt Nam cấp, và thị thực, thẻ cư trú, giấy phép lao động hay giấy phép học tập do nước sở tại cấp. Hai nhóm này nối vào nhau: hộ chiếu sắp hết hạn có thể làm hỏng việc gia hạn thẻ cư trú, và thẻ cư trú hết hạn thì hộ chiếu còn hạn cũng không giúp bạn ở lại hợp pháp. Cách an toàn nhất là ghi tất cả các ngày hết hạn vào một chỗ, bắt đầu gia hạn sớm, và không bao giờ giao giấy tờ gốc cho người khác giữ.
Phần dưới đi qua từng loại giấy tờ, cách lập lịch theo dõi, việc cấp đổi hộ chiếu tại cơ quan đại diện Việt Nam, và hai tình huống khó chịu nhất: giấy tờ bị người khác giữ và giấy tờ bị mất.
Giấy nào do ai cấp, hết hạn thì ảnh hưởng gì
Người mới sang thường lẫn lộn giữa các loại giấy tờ, nhất là ở những nước dán thị thực vào hộ chiếu rồi cấp thêm thẻ cư trú riêng. Bảng dưới tách bạch từng loại:
| Giấy tờ | Ai cấp | Dùng để làm gì | Hết hạn thì sao |
|---|---|---|---|
| Hộ chiếu | Việt Nam: cơ quan đại diện ở nước ngoài hoặc cơ quan xuất nhập cảnh trong nước | Chứng minh quốc tịch, căn cứ để nước sở tại cấp thị thực, thẻ cư trú | Khó gia hạn thẻ cư trú, không xuất nhập cảnh được |
| Thị thực | Cơ quan lãnh sự hoặc nhập cư của nước sở tại | Cho phép nhập cảnh với một mục đích nhất định | Tuỳ nước; nhiều nơi thị thực chỉ dùng để vào, sau đó thẻ cư trú thay thế |
| Thẻ cư trú, tư cách lưu trú | Cơ quan quản lý nhập cư nước sở tại | Cho phép ở lại, ghi rõ được làm gì | Thành cư trú bất hợp pháp nếu không gia hạn kịp |
| Giấy phép lao động, giấy phép làm thêm | Cơ quan lao động hoặc nhập cư nước sở tại | Cho phép làm việc, có khi gắn với một chủ sử dụng | Làm việc tiếp là làm việc trái phép |
| Xác nhận nhập học, đăng ký học | Nhà trường | Căn cứ giữ tư cách du học | Mất tư cách du học nếu bị huỷ ghi danh |
Điểm hay bị bỏ sót là quan hệ giữa các dòng. Ví dụ, thẻ cư trú của du học sinh ở nhiều nước được gia hạn dựa trên xác nhận của trường; nghỉ học quá lâu hay bị đình chỉ có thể kéo theo hệ quả về cư trú. Người lao động trong một số chương trình có giấy phép gắn với chủ sử dụng, nên đổi chỗ làm không đúng thủ tục ảnh hưởng tới quyền ở lại.
Lập lịch theo dõi hạn giấy tờ
Đừng dựa vào trí nhớ hay vào lời nhắc của công ty, nhà trường. Một bảng theo dõi đơn giản do chính bạn giữ nên có:
- Tên giấy tờ, số giấy tờ, ngày cấp, ngày hết hạn, nơi cấp.
- Một mốc "bắt đầu chuẩn bị" đặt sớm hơn ngày hết hạn nhiều tháng; với hộ chiếu, mốc này nên sớm hơn nữa vì cấp đổi ở cơ quan đại diện có thể mất nhiều tuần.
- Danh sách giấy tờ cần nộp khi gia hạn theo hướng dẫn hiện hành của cơ quan nước sở tại; mỗi lần gia hạn nên kiểm lại vì yêu cầu có thể đổi.
- Ghi chú điều kiện kèm theo: số giờ làm thêm được phép, chủ sử dụng được ghi tên, nghĩa vụ báo đổi địa chỉ.
- Một lời nhắc trên điện thoại cho mỗi mốc, và một bản bảng gửi người thân ở Việt Nam để họ nhắc thêm.
Nhiều nước yêu cầu hộ chiếu còn hạn tối thiểu một khoảng nhất định khi bạn gia hạn thẻ cư trú, hoặc chỉ cấp thẻ cư trú tới ngày hộ chiếu hết hạn. Vì vậy hộ chiếu còn hơn một năm chưa chắc đã "còn lâu". Khi chuẩn bị gia hạn thẻ cư trú, hãy nhìn ngày hết hạn hộ chiếu trước tiên.
Với du học sinh sắp tốt nghiệp, mốc cần đặt sớm nhất là ngày tư cách du học chấm dứt sau khi kết thúc khoá học. Nhiều người lỡ hạn chỉ vì nghĩ thẻ cư trú còn hạn là còn được ở.
Cấp đổi hộ chiếu tại cơ quan đại diện Việt Nam
Công dân Việt Nam ở nước ngoài làm thủ tục cấp hộ chiếu tại cơ quan đại diện Việt Nam (đại sứ quán, tổng lãnh sự quán) phụ trách khu vực mình cư trú, theo Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam 2019. Nguyên lý chung: điền tờ khai theo mẫu hiện hành, nộp ảnh đúng quy cách, nộp hoặc xuất trình hộ chiếu cũ và giấy tờ chứng minh nhân thân. Nhiều cơ quan đại diện nhận hồ sơ theo lịch hẹn, một số nhận qua bưu điện. Cách nộp, thời gian xử lý thay đổi theo từng nơi, nên đọc thông báo mới nhất trên trang của cơ quan đại diện.
Sau khi có hộ chiếu mới, việc thường bị quên là báo số hộ chiếu mới cho cơ quan nhập cư nước sở tại, nhà trường, chủ sử dụng và ngân hàng nơi bạn mở tài khoản. Ở một số nước, thị thực còn hạn dán trong hộ chiếu cũ vẫn dùng được nếu mang cả hai cuốn, ở nơi khác phải chuyển sang hộ chiếu mới. Hỏi cơ quan nhập cư trước khi đi lại quốc tế với hộ chiếu mới.
Hộ chiếu cũ thường được cắt góc hoặc đóng dấu huỷ rồi trả lại. Giữ nó cẩn thận: các dấu xuất nhập cảnh, thị thực cũ trong đó là bằng chứng về quá trình cư trú của bạn, có khi cần tới khi xin thường trú, xin việc hay làm giấy tờ ở Việt Nam.
Khi giấy tờ bị người khác giữ
Giữ hộ chiếu, thẻ cư trú của người làm công là hành vi mà Tổ chức Lao động Quốc tế xếp vào nhóm dấu hiệu lao động cưỡng bức; Luật Người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng 2020 cũng cấm doanh nghiệp giữ giấy tờ tuỳ thân của người lao động. Nếu bạn đã lỡ giao giấy tờ, cách đòi lại nên đi từ nhẹ tới nặng và luôn để lại dấu vết.
Đầu tiên, đề nghị trả lại bằng tin nhắn hoặc văn bản, nêu lý do cụ thể (cần đi khám, cần làm thủ tục ngân hàng, cần gia hạn thẻ). Giữ lại câu trả lời. Nếu bị từ chối hoặc bị hẹn mãi, báo doanh nghiệp phái cử ở Việt Nam và người quản lý của họ tại nước sở tại, cũng bằng văn bản.
Khi việc giữ giấy tờ đi kèm đe doạ, hạn chế đi lại, ép làm việc, đó không còn là chuyện tranh chấp lao động thông thường. Bạn có thể báo cảnh sát nước sở tại và liên hệ cơ quan đại diện Việt Nam qua đường dây nóng bảo hộ công dân đăng trên trang của cơ quan đại diện. Bản chụp giấy tờ bạn đã lưu từ trước giúp cơ quan đại diện xác minh nhân thân nhanh hơn rất nhiều.
Mất hộ chiếu ở nước ngoài: trình tự nên làm
Mất hộ chiếu không có nghĩa là mất quyền cư trú, vì thẻ cư trú vẫn còn giá trị nếu bạn còn giữ nó. Nhưng cần xử lý theo trình tự để không phát sinh rắc rối về sau:
- Tìm kỹ lại những chỗ đã đi qua trong một hai ngày; hỏi nơi làm, nhà trường, phương tiện công cộng có bộ phận nhận đồ thất lạc.
- Trình báo cảnh sát nước sở tại và xin giấy xác nhận trình báo mất. Giấy này thường được cơ quan đại diện và cơ quan nhập cư yêu cầu.
- Liên hệ cơ quan đại diện Việt Nam để làm thủ tục cấp hộ chiếu mới. Nếu cần về nước gấp mà không kịp chờ hộ chiếu mới, hỏi về giấy thông hành để về nước.
- Báo cơ quan nhập cư nước sở tại theo hướng dẫn của họ, nhất là khi thị thực hay dấu nhập cảnh nằm trong cuốn hộ chiếu đã mất.
- Khi có hộ chiếu mới, cập nhật số hộ chiếu ở mọi nơi đã khai báo trước đó.
Ảnh chụp trang thông tin hộ chiếu, ảnh thẻ dự phòng và bản sao thẻ cư trú là ba thứ giúp quá trình này nhanh hơn. Hộ chiếu đã báo mất mà sau đó tìm lại được thường không còn giá trị sử dụng; đừng dùng nó để xuất nhập cảnh.
Đổi chỗ làm, đổi trường, đổi chỗ ở: những thay đổi phải khai báo
Giấy tờ cư trú không chỉ có hạn dùng mà còn gắn với những thông tin cụ thể: bạn sống ở đâu, làm cho ai, học ở trường nào. Khi một trong các thông tin này thay đổi, nhiều nước bắt người nước ngoài khai báo trong một thời hạn ngắn, có nơi chỉ vài tuần. Không khai báo có thể bị phạt, và khi gia hạn thẻ cư trú, cơ quan nhập cư sẽ thấy hồ sơ không khớp.
Với người lao động, đổi chủ sử dụng là thay đổi lớn nhất. Trong một số chương trình, người lao động chỉ được đổi chỗ làm trong những trường hợp luật cho phép, và phải làm thủ tục với cơ quan quản lý trước khi bắt đầu chỗ mới. Có người nghe lời rủ rê sang chỗ làm khác lương cao hơn, làm vài tháng rồi mới biết mình đã làm việc trái phép từ ngày đầu. Trước khi nhận lời, hỏi doanh nghiệp phái cử và cơ quan quản lý lao động nước sở tại xem việc đổi chỗ có hợp lệ với loại tư cách lưu trú của mình không.
Với du học sinh, chuyển trường, chuyển khoá học, bảo lưu hay nghỉ học tạm thời đều có thể ảnh hưởng tư cách du học. Bộ phận hỗ trợ sinh viên quốc tế của trường thường biết rõ quy trình; hỏi họ trước khi nộp đơn chuyển hay nghỉ, đừng hỏi sau. Giữ lại mọi xác nhận, biên nhận khai báo; chúng là bằng chứng bạn đã làm đúng khi về sau có ai hỏi lại.
Cất giữ giấy tờ hằng ngày sao cho vừa an toàn vừa tiện
Mang theo thứ luật yêu cầu. Nhiều nước yêu cầu người nước ngoài luôn mang theo thẻ cư trú hoặc hộ chiếu. Tìm hiểu quy định nơi bạn sống: nếu chỉ cần thẻ cư trú, hộ chiếu nên nằm ở nhà.
Một chỗ cất cố định. Một túi chống nước, để ở một chỗ cố định trong phòng, không di chuyển lung tung. Người cùng phòng tin cậy nên biết chỗ đó để đưa giấy tờ cho bạn khi bạn nằm viện.
Bản sao số ở hai nơi. Một bản trong điện thoại, một bản trong hộp thư hoặc kho lưu trữ trực tuyến có mật khẩu mạnh. Không gửi ảnh giấy tờ cho người lạ tự xưng nhân viên tuyển dụng, chủ nhà hay cơ quan nhà nước qua mạng xã hội.
Không cầm cố giấy tờ. Có nơi nhận hộ chiếu, thẻ cư trú làm vật bảo đảm cho khoản vay hay tiền thuê nhà. Đây là cách nhanh nhất để mất quyền kiểm soát đời sống của chính mình.
Câu hỏi thường gặp
Hộ chiếu còn bao lâu thì nên cấp đổi khi đang ở nước ngoài?
Không có con số chung, vì phụ thuộc yêu cầu của nước sở tại khi gia hạn thẻ cư trú và thời gian xử lý của cơ quan đại diện. Cách an toàn là kiểm tra hai điều đó ngay khi hộ chiếu còn khoảng hơn một năm, rồi lên lịch nộp hồ sơ sớm, tránh dồn vào cùng lúc với kỳ gia hạn thẻ cư trú.
Có thể về Việt Nam để làm hộ chiếu mới rồi quay lại không?
Có thể, nếu hộ chiếu cũ còn hạn để xuất nhập cảnh và thẻ cư trú cho phép bạn rời đi rồi quay lại. Một số nước yêu cầu giấy phép tái nhập cảnh hoặc giới hạn thời gian vắng mặt. Hỏi cơ quan nhập cư nước sở tại trước khi đặt vé.
Giấy thông hành khác hộ chiếu thế nào?
Giấy thông hành do cơ quan đại diện cấp cho công dân ở nước ngoài không có hộ chiếu hợp lệ, thường để về nước. Nó có giá trị hạn chế, không thay hộ chiếu cho việc đi lại quốc tế thông thường. Sau khi về, bạn làm hộ chiếu mới ở trong nước nếu cần.
Chủ nhà đòi giữ hộ chiếu làm tin thì có nên đồng ý?
Không nên. Chủ nhà có thể cần xem và chụp giấy tờ để làm hợp đồng hay khai báo theo luật nước sở tại, nhưng không cần giữ bản gốc. Tiền cọc và hợp đồng thuê là cách bảo đảm thông thường. Giao hộ chiếu làm tin khiến bạn khó đi lại và dễ bị ép giá.
Đổi chỗ ở có cần báo cơ quan nhập cư không?
Ở nhiều nước có, và thường kèm một thời hạn ngắn sau khi chuyển. Việc không báo có thể bị phạt hoặc gây khó khăn khi gia hạn thẻ cư trú. Đọc hướng dẫn của cơ quan nhập cư hoặc chính quyền địa phương nơi bạn ở, và giữ biên nhận sau khi báo.
Thẻ cư trú bị mất thì có phải làm lại hộ chiếu không?
Không. Thẻ cư trú do nước sở tại cấp, nên bạn trình báo mất và xin cấp lại tại cơ quan nhập cư nước đó theo hướng dẫn của họ. Hộ chiếu Việt Nam vẫn giữ nguyên nếu bạn không mất nó. Cơ quan đại diện Việt Nam không cấp được thẻ cư trú của nước khác.