Muốn người nhà ở Việt Nam làm thay một việc khi bạn đang ở nước ngoài, bạn lập văn bản ủy quyền và ký trước viên chức lãnh sự ở cơ quan đại diện Việt Nam, hoặc ký trước công chứng viên nước sở tại rồi hợp pháp hoá. Việc đơn giản thường chỉ cần giấy ủy quyền có chứng thực chữ ký; việc liên quan nhà đất, tài sản lớn thường cần hợp đồng ủy quyền được công chứng.
Ủy quyền là công cụ quen thuộc nhất của người sống xa nhà, nhưng cũng là nơi hay hỏng nhất: giấy ghi thiếu việc, sai tên cơ quan, hết thời hạn giữa chừng, hoặc người nhà cầm giấy đến nơi mới biết loại văn bản không đúng yêu cầu. Bài này đi qua cách chọn loại văn bản, nơi ký, nội dung cần có, và những rủi ro cần cân nhắc khi trao quyền cho người khác.
Giấy ủy quyền và hợp đồng ủy quyền khác nhau thế nào
Bộ luật Dân sự 2015 quy định về đại diện theo ủy quyền; trong thực tế làm giấy tờ, người ta phân biệt hai dạng văn bản. Bảng dưới là nguyên lý chung, cơ quan nhận văn bản có thể yêu cầu cụ thể hơn.
| Tiêu chí | Giấy ủy quyền | Hợp đồng ủy quyền |
|---|---|---|
| Ai ký | Chỉ người ủy quyền ký | Cả hai bên cùng ký |
| Hình thức hay dùng | Chứng thực chữ ký | Công chứng |
| Hợp với việc | Nộp hồ sơ, nhận kết quả, xin bản sao, làm thủ tục hành chính đơn giản | Mua bán, tặng cho, thế chấp, cho thuê nhà đất; quản lý tài sản; việc có giá trị lớn |
| Người được ủy quyền có nghĩa vụ gì | Ít ràng buộc, có thể từ chối không làm | Có nghĩa vụ theo hợp đồng, quyền lợi hai bên ghi rõ |
| Khi người được ủy quyền ở Việt Nam | Bạn ký một mình ở nước ngoài là đủ | Có thể ký riêng từng bên ở hai nơi theo hướng dẫn của tổ chức công chứng |
Với hợp đồng ủy quyền khi hai bên ở hai nước, cách hay dùng là bạn ký phần của mình ở cơ quan đại diện, gửi về Việt Nam để người được ủy quyền ký tiếp tại tổ chức công chứng. Mỗi nơi có thể có hướng dẫn riêng, nên hỏi tổ chức công chứng ở Việt Nam trước để văn bản ký ở nước ngoài dùng được ngay.
Ký ở cơ quan đại diện hay ở công chứng nước sở tại
Ký tại cơ quan đại diện Việt Nam là cách gọn nhất khi văn bản dùng ở Việt Nam. Viên chức lãnh sự chứng thực chữ ký hoặc công chứng văn bản theo pháp luật Việt Nam, và văn bản này dùng ở trong nước không cần hợp pháp hoá thêm. Luật Công chứng 2024 tiếp tục giao cho viên chức lãnh sự ở cơ quan đại diện thực hiện công chứng theo quy định.
Ký trước công chứng viên nước sở tại cũng được, nhất là khi bạn ở xa cơ quan đại diện. Nhưng văn bản đó là văn bản nước ngoài: muốn dùng ở Việt Nam, nó phải đi qua chuỗi chứng nhận của nước sở tại, hợp pháp hoá lãnh sự tại cơ quan đại diện Việt Nam (trừ trường hợp được miễn theo điều ước), rồi dịch sang tiếng Việt có chứng thực. Tổng thời gian và công sức thường lớn hơn đi một chuyến tới cơ quan đại diện.
Với người ở nước có nhiều tổng lãnh sự quán, nên chọn đúng cơ quan phụ trách nơi mình cư trú, kể cả khi một cơ quan khác gần hơn về đường đi. Một số nơi chỉ nhận chứng thực cho người thuộc khu vực lãnh sự của mình, và việc bị từ chối ở quầy sau một chuyến bay nội địa là chuyện hoàn toàn tránh được bằng một lần đọc trước hướng dẫn.
Một điểm ít người để ý: công chứng viên nước sở tại thường chỉ xác nhận chữ ký là của bạn, không kiểm nội dung có hợp với pháp luật Việt Nam không. Văn bản soạn theo mẫu của nước đó, thiếu thông tin mà cơ quan Việt Nam đòi, có thể hợp pháp hoá xong vẫn bị từ chối khi người nhà nộp.
Nội dung một văn bản ủy quyền dùng được
Văn bản ủy quyền bị trả lại phần lớn vì thiếu hoặc mơ hồ ở các mục sau. Soạn đủ ngay từ đầu:
- Thông tin hai bên: họ tên, ngày sinh, số giấy tờ tuỳ thân (hộ chiếu, căn cước), địa chỉ cư trú. Với bạn, ghi cả địa chỉ ở nước ngoài.
- Phạm vi ủy quyền cụ thể: làm việc gì, với cơ quan nào, về tài sản hay giấy tờ nào (số giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, số tài khoản, số hồ sơ).
- Quyền đi kèm: có được ký giấy tờ, nộp và nhận tiền, nộp lệ phí, nhận kết quả, ủy quyền lại cho người khác hay không.
- Thời hạn ủy quyền: ghi rõ tới ngày nào hoặc tới khi xong việc. Bộ luật Dân sự 2015 có thời hạn mặc định khi các bên không thoả thuận, nhưng ghi rõ vẫn an toàn hơn.
- Cam kết của người ủy quyền về việc chịu trách nhiệm với những gì người được ủy quyền làm trong phạm vi.
Mẹo thực tế: trước khi ký, nhờ người nhà mang bản nháp đến chính cơ quan sẽ nhận văn bản, như văn phòng công chứng, ngân hàng, bộ phận một cửa của UBND cấp xã, hỏi họ cần thêm gì. Mười phút hỏi trước tiết kiệm được một chuyến gửi giấy qua lại.
Phạm vi nên ghi cho các việc hay gặp
Phạm vi ủy quyền là phần quyết định văn bản có dùng được hay không. Bảng dưới gợi ý cách ghi cho những việc người ở nước ngoài hay nhờ người nhà; đây là hướng soạn, không phải mẫu pháp lý, nên vẫn hỏi cơ quan nhận trước.
| Việc | Nên ghi rõ | Nên cân nhắc giới hạn |
|---|---|---|
| Xin bản sao giấy tờ hộ tịch, học bạ, bằng cấp | Tên giấy, cơ quan cấp, số lượng bản, quyền nhận kết quả | Không cần quyền ký giấy tờ khác |
| Nộp và nhận phiếu lý lịch tư pháp số 1 | Loại phiếu, mục đích sử dụng, cơ quan tiếp nhận | Chỉ ghi phiếu số 1, vì phiếu số 2 không ủy quyền được |
| Khai nhận hoặc từ chối di sản thừa kế | Người để lại di sản, tài sản cụ thể, quyền ký văn bản khai nhận hoặc từ chối | Không gộp quyền bán tài sản nhận được vào cùng văn bản |
| Cho thuê nhà ở quê | Địa chỉ, số giấy chứng nhận, quyền ký hợp đồng thuê, thời hạn thuê tối đa, cách nhận tiền thuê | Ghi rõ không được bán, thế chấp, tặng cho |
| Làm thủ tục ngân hàng trong nước | Số tài khoản, ngân hàng, việc cụ thể như đóng tài khoản, nhận sổ | Nhiều ngân hàng có mẫu riêng; hỏi trước |
Một văn bản cho một việc thường an toàn và dễ được chấp nhận hơn một văn bản gom mọi việc. Nếu cần nhờ nhiều việc, có thể làm hai, ba văn bản riêng trong cùng một lần đến cơ quan đại diện.
Các bước khi ký tại cơ quan đại diện
Quy trình thường gặp ở các cơ quan đại diện có nhận chứng thực, công chứng:
- Soạn văn bản bằng tiếng Việt, theo mẫu cơ quan đại diện cung cấp hoặc theo mẫu do tổ chức công chứng ở Việt Nam gửi sang.
- Đặt lịch hẹn nếu cơ quan đại diện yêu cầu. Không ký trước khi đến; bạn phải ký trước mặt viên chức lãnh sự.
- Mang hộ chiếu Việt Nam còn hạn hoặc giấy tờ tuỳ thân hợp lệ, giấy tờ cư trú ở nước sở tại, giấy tờ về tài sản hoặc việc được ủy quyền.
- Nếu ủy quyền liên quan tài sản chung vợ chồng, chuẩn bị để cả hai cùng ký hoặc có văn bản đồng ý của người kia.
- Nhận văn bản đã chứng thực hoặc công chứng, kiểm lại tên, số giấy tờ, phạm vi.
- Gửi bản gốc về Việt Nam bằng chuyển phát có theo dõi, giữ bản chụp.
Một số cơ quan đại diện nhận làm qua bưu điện cho chứng thực chữ ký khi chữ ký đã được công chứng viên địa phương xác nhận trước. Đọc hướng dẫn cụ thể của nơi mình ở, vì quy định khác nhau.
Rủi ro khi trao quyền và cách tự bảo vệ
Ủy quyền quá rộng. Câu "toàn quyền quyết định mọi việc liên quan đến tài sản" cho phép người được ủy quyền bán, thế chấp, tặng cho. Nếu chỉ muốn cho thuê nhà, ghi đúng là cho thuê, và ghi không được bán, thế chấp.
Thời hạn quá dài. Ủy quyền mười năm cho một việc làm trong vài tháng là để cửa mở không cần thiết. Hết việc, văn bản vẫn còn hiệu lực trên giấy.
Cho phép ủy quyền lại. Người được ủy quyền có thể chuyển quyền cho người thứ ba mà bạn không quen. Nếu không cần, ghi rõ không được ủy quyền lại.
Không theo dõi. Đề nghị người được ủy quyền gửi bản chụp mọi giấy tờ đã ký và biên nhận. Với nhà đất, thỉnh thoảng nhờ người khác kiểm tình trạng pháp lý.
Chấm dứt ủy quyền. Khi muốn huỷ, lập văn bản chấm dứt ủy quyền qua cùng kênh đã lập (cơ quan đại diện hoặc tổ chức công chứng), và báo cho cả người được ủy quyền lẫn cơ quan đang giữ văn bản cũ.
Ủy quyền trong việc nhà đất: thận trọng gấp đôi
Phần lớn tranh chấp gia đình liên quan người ở nước ngoài xoay quanh nhà đất ở quê, và nhiều vụ bắt đầu từ một văn bản ủy quyền. Có trường hợp người con ở nước ngoài ủy quyền cho anh chị ở nhà "lo giấy tờ thừa kế", rồi văn bản ấy được dùng để ký luôn hợp đồng bán. Có trường hợp ngược lại: người ở nhà làm đúng hết, nhưng văn bản thiếu một quyền nhỏ khiến giao dịch dừng giữa chừng và người mua đòi phạt cọc.
Với nhà đất, nên làm hợp đồng ủy quyền công chứng, ghi chính xác số thửa, số tờ bản đồ, số giấy chứng nhận, và ghi rõ từng quyền: ký hợp đồng mua bán hay chỉ đặt cọc, nhận tiền vào tài khoản của ai, nộp thuế thay hay không. Nếu có thể, yêu cầu tiền bán được chuyển thẳng vào tài khoản đứng tên bạn, không qua tài khoản người được ủy quyền.
Quyền của người Việt định cư ở nước ngoài đối với nhà đất ở Việt Nam phụ thuộc vào việc còn quốc tịch Việt Nam hay không, theo Luật Đất đai 2024 và Luật Nhà ở 2023. Trước khi ủy quyền giao dịch, nên chắc rằng chính bạn có quyền làm việc đó; nếu không, văn bản ủy quyền dù đúng hình thức cũng không giải quyết được gì.
Câu hỏi thường gặp
Giấy ủy quyền chứng thực ở cơ quan đại diện có giá trị bao lâu?
Giá trị theo thời hạn ghi trong văn bản. Nếu không ghi, Bộ luật Dân sự 2015 có thời hạn mặc định. Một số cơ quan nhận văn bản chỉ chấp nhận văn bản lập trong thời gian gần, nên hỏi trước nếu văn bản đã ký lâu mà chưa dùng.
Có thể ủy quyền cho người không phải người thân không?
Được. Luật không bắt buộc người được ủy quyền phải là người thân. Nhưng với việc liên quan tài sản, nên chọn người đủ tin cậy và đủ năng lực, và ghi phạm vi thật hẹp. Người thân không phải lúc nào cũng an toàn hơn người ngoài; điều quyết định là phạm vi và cách theo dõi.
Ký ủy quyền ở cơ quan đại diện có cần dịch không?
Văn bản lập bằng tiếng Việt tại cơ quan đại diện Việt Nam thì dùng ở Việt Nam không cần dịch. Nếu văn bản có phần tiếng nước ngoài hoặc kèm giấy tờ nước ngoài, phần đó cần bản dịch tiếng Việt theo quy định khi nộp ở trong nước.
Đã thôi quốc tịch Việt Nam có ủy quyền được không?
Được. Người nước ngoài vẫn lập văn bản ủy quyền để người ở Việt Nam làm thay các việc trong phạm vi quyền của mình. Văn bản có thể chứng thực tại cơ quan đại diện Việt Nam hoặc làm ở nước sở tại rồi hợp pháp hoá, và dùng hộ chiếu nước ngoài làm giấy tờ tuỳ thân.
Người được ủy quyền làm sai thì ai chịu?
Nguyên tắc chung: việc làm trong phạm vi ủy quyền thì người ủy quyền chịu hậu quả; việc vượt phạm vi thì người được ủy quyền chịu trách nhiệm với phần vượt, trừ khi người ủy quyền đồng ý. Vì vậy ghi phạm vi rõ ràng là cách bảo vệ cả hai bên.
Muốn huỷ ủy quyền mà người được ủy quyền không đồng ý thì sao?
Với giấy ủy quyền đơn phương, bạn có thể đơn phương chấm dứt và báo cho người kia. Với hợp đồng ủy quyền, việc chấm dứt theo thoả thuận trong hợp đồng và quy định của Bộ luật Dân sự 2015. Nên báo ngay cho cơ quan đang giữ văn bản để tránh giao dịch tiếp theo.