Người đang ở nước ngoài vẫn nhận được thừa kế nhà đất ở Việt Nam mà không nhất thiết phải về: bạn ký văn bản ủy quyền hoặc ký thẳng thoả thuận phân chia di sản tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài, người nhận ủy quyền ở trong nước làm tiếp phần công chứng và đăng ký sang tên. Thứ tự chung là xác định người để lại và người thừa kế, gom giấy tờ, lập văn bản khai nhận hoặc thoả thuận phân chia tại tổ chức công chứng, rồi đăng ký biến động ở văn phòng đăng ký đất đai.
Việc khó nhất thường không nằm ở thủ tục mà ở chỗ mọi người thừa kế phải cùng có mặt hoặc cùng ủy quyền, trong khi anh chị em sống ở ba bốn nước. Bài này đi theo trình tự một gia đình thật sự sẽ gặp, kèm những giấy tờ hay thiếu khi người ở xa phải xin lại từ nước ngoài.
Xác định ai là người thừa kế trước khi nói chuyện giấy tờ
Bộ luật Dân sự 2015 chia hai đường: thừa kế theo di chúc và thừa kế theo pháp luật. Nếu cha mẹ để lại di chúc hợp pháp, tài sản chia theo di chúc, trừ phần dành cho những người được hưởng không phụ thuộc vào nội dung di chúc như con chưa thành niên, cha mẹ, vợ chồng hoặc con đã thành niên mà không có khả năng lao động. Nếu không có di chúc, tài sản chia theo hàng thừa kế. Hàng thứ nhất gồm vợ, chồng, cha đẻ, mẹ đẻ, cha nuôi, mẹ nuôi, con đẻ, con nuôi của người chết; những người cùng hàng được hưởng phần bằng nhau.
Sống ở nước ngoài, đã có quốc tịch khác hay đã nhiều năm không về không làm mất tư cách người thừa kế. Một người con định cư ở Canada từ trẻ vẫn là người thừa kế hàng thứ nhất như người con ở cùng cha mẹ. Điều khác chỉ là phần tài sản người đó có được đứng tên hay không, vốn phụ thuộc quốc tịch và loại đất, như đã nói trong bài về quyền nhà đất của người Việt ở nước ngoài.
Một trường hợp hay bị bỏ sót là con của người con đã mất trước cha mẹ. Theo nguyên tắc thừa kế thế vị, cháu được hưởng phần mà cha hoặc mẹ mình lẽ ra được hưởng. Nếu người cháu ấy cũng ở nước ngoài, họ phải ký giống như các cô chú, và giấy tờ chứng minh quan hệ của họ thường là bộ khó gom nhất.
Bộ giấy tờ thường cần và nơi xin khi bạn ở nước ngoài
Danh mục cụ thể do tổ chức công chứng yêu cầu theo từng hồ sơ, nhưng bộ khung dưới đây gặp ở hầu hết các vụ thừa kế nhà đất trong gia đình.
| Giấy tờ | Dùng để | Người ở xa xin ở đâu |
|---|---|---|
| Trích lục khai tử của người để lại di sản | Chứng minh thời điểm mở thừa kế | Người thân ở trong nước xin tại UBND cấp xã nơi đăng ký khai tử |
| Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà | Xác định tài sản | Bản gốc thường do người thân trong nước giữ |
| Giấy khai sinh của từng người con | Chứng minh quan hệ cha mẹ – con | Bản trích lục từ cơ sở dữ liệu hộ tịch; nếu sinh ở nước ngoài, cần đã ghi chú khai sinh |
| Giấy chứng nhận kết hôn của cha mẹ | Xác định tài sản chung và người thừa kế | Trích lục kết hôn tại nơi đã đăng ký |
| Giấy tờ nhân thân của người ở xa | Xác định người ký | Hộ chiếu Việt Nam hoặc hộ chiếu nước ngoài kèm giấy xác nhận là người gốc Việt Nam |
| Di chúc (nếu có) | Xác định cách chia | Bản gốc hoặc bản đã lưu tại tổ chức công chứng |
| Văn bản ủy quyền hoặc văn bản từ chối của người vắng mặt | Thay cho việc có mặt | Cơ quan đại diện Việt Nam, hoặc công chứng nước sở tại rồi hợp pháp hoá lãnh sự |
Khi tên trên giấy khai sinh cũ và hộ chiếu nước ngoài khác nhau, ví dụ đổi họ theo chồng hoặc bỏ dấu, nên xin trước giấy tờ chứng minh là một người. Đây là lý do thường gặp nhất khiến hồ sơ thừa kế của gia đình có người ở xa phải bổ sung nhiều lần.
Trình tự khai nhận khi có người thừa kế ở nước ngoài
Trình tự dưới đây là khung chung. Tổ chức công chứng có thể điều chỉnh theo hồ sơ cụ thể, nhất là khi có di chúc hoặc khi đất chưa có giấy chứng nhận.
- Cả nhà thống nhất ai nhận phần nào: chia đều, để một người đứng tên rồi thanh toán cho người khác, hay bán rồi chia tiền. Thống nhất xong mới làm giấy tờ, tránh ký rồi đổi ý.
- Người ở trong nước gom giấy tờ gốc, mang đến một tổ chức hành nghề công chứng ở tỉnh nơi có đất để được hướng dẫn danh mục cụ thể và cách ghi tên từng người.
- Người ở nước ngoài đặt lịch tại cơ quan đại diện Việt Nam để ký văn bản ủy quyền cho người thân làm thay, hoặc ký văn bản từ chối nếu không nhận. Mang theo hộ chiếu và bản sao giấy tờ chứng minh quan hệ.
- Gửi bản gốc văn bản đã ký về Việt Nam qua đường bưu chính an toàn, giữ bản chụp và mã vận đơn. Văn bản do công chứng nước ngoài lập thì phải hợp pháp hoá lãnh sự và dịch công chứng sang tiếng Việt trước khi nộp.
- Tổ chức công chứng niêm yết việc thụ lý văn bản thừa kế tại UBND cấp xã nơi có bất động sản trong thời gian luật định để người có quyền lợi liên quan biết và phản đối nếu có.
- Hết thời gian niêm yết mà không có khiếu nại, các bên hoặc người được ủy quyền ký văn bản khai nhận hoặc thoả thuận phân chia di sản tại tổ chức công chứng.
- Người được ủy quyền nộp hồ sơ đăng ký biến động tại văn phòng đăng ký đất đai, kê khai nghĩa vụ tài chính với cơ quan thuế, rồi nhận giấy chứng nhận đứng tên người thừa kế.
Nếu có người không đủ điều kiện đứng tên vì đã không còn quốc tịch Việt Nam và phần đất là đất nông nghiệp, thoả thuận phân chia nên ghi rõ phần đó sẽ chuyển cho ai và bù trừ ra sao, để không phải sửa lại sau.
Ký ở cơ quan đại diện hay công chứng nước sở tại
Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài được thực hiện công chứng một số loại hợp đồng, giao dịch và chứng thực chữ ký cho công dân Việt Nam. Văn bản lập ở đây có giá trị sử dụng tại Việt Nam mà không phải hợp pháp hoá lãnh sự thêm, đây là ưu điểm lớn nhất. Nhược điểm là lịch hẹn ở nhiều nơi kín, người sống xa thủ đô hoặc thành phố có tổng lãnh sự quán phải đi một quãng dài.
Cách thứ hai là ký trước công chứng viên của nước sở tại. Văn bản này phải được hợp pháp hoá lãnh sự để dùng ở Việt Nam, trừ khi nước đó và Việt Nam có thoả thuận miễn, rồi dịch sang tiếng Việt và chứng thực bản dịch. Cách này thường dài hơn và có nguy cơ tổ chức công chứng ở Việt Nam không chấp nhận nội dung được soạn theo mẫu nước ngoài, nên nếu chọn đường này, hãy xin bản nháp nội dung bằng tiếng Việt từ tổ chức công chứng trong nước trước.
Người đã không còn quốc tịch Việt Nam đôi khi gặp câu hỏi cơ quan đại diện có thực hiện cho mình không. Câu trả lời tuỳ loại việc và quy định hiện hành; nên liên hệ trước bằng kênh chính thức của cơ quan đại diện, mô tả rõ mình cần ký văn bản gì để dùng cho thủ tục thừa kế ở tỉnh nào.
Chỗ hay vướng và cách tránh
Thiếu một người ký. Chỉ cần một người thừa kế không ký và không có văn bản từ chối, văn bản thoả thuận phân chia không lập được. Liệt kê đủ người thừa kế ngay từ đầu, kể cả người đã mất để xác định cháu thế vị.
Sổ đỏ đứng tên cả cha lẫn mẹ, một người còn sống. Khi một người mất, chỉ phần di sản của người đó được chia. Phần của người còn sống vẫn là của họ. Nhiều gia đình nhầm là chia cả căn nhà, dẫn tới văn bản sai.
Đất chưa có giấy chứng nhận. Phải làm thủ tục công nhận quyền sử dụng đất trước hoặc song song, thời gian dài hơn hẳn. Người ở xa nên ủy quyền rộng đủ cho cả bước này.
Giấy ủy quyền quá hẹp. Ủy quyền chỉ "ký văn bản khai nhận" thì người nhận ủy quyền không được nộp hồ sơ sang tên hay nhận giấy chứng nhận thay. Ghi đủ các việc từ đầu đến cuối.
Để lâu nhiều năm. Thời hiệu yêu cầu chia di sản là bất động sản theo Bộ luật Dân sự 2015 là 30 năm kể từ khi mở thừa kế. Để lâu, người biết chuyện mất dần, giấy tờ thất lạc, và việc chiếm hữu của một người có thể làm mọi thứ phức tạp hơn nhiều.
Nghĩa vụ tài chính và thuế khi nhận thừa kế
Nhận thừa kế bất động sản phát sinh thuế thu nhập cá nhân và lệ phí trước bạ theo quy định, nhưng pháp luật có miễn cho thừa kế giữa những người thân thích gần như vợ chồng, cha mẹ với con, anh chị em ruột với nhau, ông bà với cháu. Diện được miễn và giấy tờ chứng minh quan hệ phải nộp kèm hồ sơ kê khai, nên giấy khai sinh và trích lục hộ tịch lại có thêm một công dụng.
Phía nước bạn đang sống có thể có nghĩa vụ khai báo tài sản ở nước ngoài, thu nhập phát sinh từ tài sản ấy, hoặc thuế liên quan khi bạn bán và mang tiền về. Mỗi nước một cách; có nước chỉ yêu cầu khai báo khi giá trị vượt ngưỡng, có nước đánh thuế trên phần lời khi bán. Hãy hỏi cơ quan thuế hoặc chuyên gia thuế nơi bạn cư trú trước khi ký bán, vì thời điểm và cách ghi nhận giá trị lúc nhận thừa kế có thể ảnh hưởng tới số thuế sau này.
Giữ lại bộ hồ sơ thừa kế đã công chứng và giấy chứng nhận mới. Khi muốn bán hoặc chuyển tiền ra nước ngoài từ tài sản thừa kế, ngân hàng và cơ quan thuế cả hai phía đều có thể yêu cầu chứng minh nguồn gốc, và bộ hồ sơ này là bằng chứng gọn nhất.
Câu hỏi thường gặp
Người ở nước ngoài có bắt buộc phải về Việt Nam để ký văn bản khai nhận di sản không?
Không bắt buộc. Bạn có thể ký văn bản ủy quyền tại cơ quan đại diện Việt Nam cho người thân ở trong nước làm thay toàn bộ thủ tục, hoặc ký trước công chứng nước sở tại rồi hợp pháp hoá lãnh sự. Nếu thuận tiện về nước, ký trực tiếp tại tổ chức công chứng vẫn là cách nhanh và ít sai sót nhất.
Người thừa kế ở nước ngoài có thể ủy quyền cho người thừa kế khác trong nhà không?
Được. Ủy quyền cho anh chị em cùng là người thừa kế là việc phổ biến. Lưu ý văn bản ủy quyền ghi rõ được thay mặt ký văn bản thoả thuận phân chia với nội dung đã thống nhất, nhận giấy chứng nhận và làm nghĩa vụ thuế, để tránh hiểu lầm về quyền tự quyết phần chia.
Văn bản ủy quyền ký ở nước ngoài có thời hạn bao lâu?
Thời hạn do các bên ghi trong văn bản. Nếu không ghi, pháp luật dân sự có quy định thời hạn mặc định. Nên ghi thời hạn đủ dài để làm xong cả thủ tục sang tên, vì hồ sơ thừa kế có đất chưa có giấy chứng nhận có thể kéo dài nhiều tháng.
Một người con đã mất trước cha mẹ, con của người đó ở nước ngoài có được thừa kế không?
Có, theo nguyên tắc thừa kế thế vị, cháu được hưởng phần mà cha hoặc mẹ mình lẽ ra được hưởng nếu còn sống. Người cháu cần giấy tờ chứng minh quan hệ với cha hoặc mẹ đã mất, giấy khai tử của người đó, và ký hoặc ủy quyền như các người thừa kế khác.
Nếu một người thừa kế ở nước ngoài mất liên lạc, không tìm được thì sao?
Văn bản thoả thuận phân chia cần đủ người thừa kế, nên không được thiếu tên một người nào. Gia đình có thể phải đề nghị tòa án giải quyết, kể cả thủ tục tuyên bố mất tích hoặc chia di sản có người vắng mặt. Đây là việc nên hỏi luật sư sớm thay vì để kéo dài.
Đã nhận thừa kế xong, có cần báo cho cơ quan nào ở nước đang sống không?
Tuỳ luật mỗi nước. Một số nước yêu cầu khai báo tài sản hoặc tài khoản ở nước ngoài khi vượt ngưỡng, một số đánh thuế khi bán. Hỏi cơ quan thuế nơi cư trú hoặc chuyên gia thuế được cấp phép, giữ bộ hồ sơ thừa kế làm chứng từ.